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뉴노멀 시대, 일하는 방식의 변화와 협업툴

9월 9일 업데이트됨

몇 달 전만 해도 먼 미래인 줄 알았던 '포스트 코로나'의 시대는 빠르게 도래했다. '비대면' 생활은 이제 하나의 방안이라기 보다 생활 방식으로 익숙해졌다. 그러나 한 가지, 다수의 조직이 움직여야 하는 업무 방식의 변화는 여전히 더디다. 조직 전체가 필요성을 느끼지 못한다거나 효율에 대한 불안감 등 여러가지 이유가 있지만, 어디서부터 어떻게 바꿔야할지 매뉴얼이나 지침이 없는 막막한 상황이 가장 큰 요인이라 할 수 있다. 이를 위해 오늘은 비대면시 일어나는 일하는 방식의 변화에 대해 분석하고 체계적인 접근과 해결법을 공유하고자 한다.

언택트 환경에서 일하는 방식의 구조는 크게 공간과 시간 두 가지 관점으로 변한다. 공간이라는 관점에서 보면 기존에는 사무실이라는 공동의 공간을 사용함으로써 자연스럽게 대면 업무가 되고, 원격 근무나 재택 근무가 시행되는 현재는 공간이 분리되면서 비대면 업무로 바뀐다. 시간의 관점에서 보면 동기 업무 방식인 재택 근무와 출퇴근 근무가 있고, 동료 사이 시간의 차이가 존재하는 원격 근무가 있다. 여기서 언택트 시대의 변화된 업무 방식은 비대면, 비동기에 해당한다. 언택트 시대는 이 두 축을 중심으로 일하는 방식이 다각화 된다.


다각화된 일하는 방식은 크게 3가지로 구분할 수 있다. 실시간 커뮤니케이션 기반, 비동기 커뮤니케이션 기반, 가시성 확보와 기록문화로 전환된 업무 방식이다. 오늘은 그 중 첫번째, 실시간 커뮤니케이션 기반의 일하는 방식에 대해 알아보고자 한다. 비대면 상황에서는 협업자 간의 신뢰 형성이 어려워진다. 서로 보이지 않고, 업무 시간을 체크할 수 없기 때문에 서로의 상황을 이해하기 어렵기 때문이다. 그러나, 신뢰는 생산성과 직결된 업무 속도를 좌우하는 중요한 요소다. 이로 인해 비대면 업무에서는 실시간 커뮤니케이션이 신뢰를 위한 중요한 수단이 된다. 대부분 업무 집중도를 실시간 커뮤니케이션이 얼마나 원활히 되는지로 판단하거나 진행 상황을 확인할 수 있는 유일한 방법이라고 생각하기 때문이다. 하지만 실시간 커뮤니케이션의 빈도가 늘어날수록 실무자들은 ‘즉각적인 답변’에 대한 강박이 커진다. 이는 업무의 몰입을 방해하는 큰 요인이 된다. 특히 실시간 커뮤니케이션을 위한 주 수단인 메신저의 잦은 알림은 업무의 집중력을 떨어뜨리고 컨텍스트 스위칭(Context-Switching)을 일으킨다.


이로 인해, 실시간 커뮤니케이션의 장점을 극대화하고 잦은 알림이나 컨텍스트 스위칭을 줄일 수 있는 기능을 포함한 다양한 협업툴이 등장했다. 그 중 최근 메신저 협업툴로 주목 받으며 언택트 솔루션으로 성장하고 있는 2가지 서비스 특징에 대해 살펴보자.


1. 슬랙

빠른 의사 결정과 소통이 중요한 기업이라면 주목해야 할 메신저 툴, 슬랙. 스타트업에서 선호하는 기업용 메신저 중 하나다. 슬랙의 대화 단위는 기본적으로 채널이다. 참여자가 누구인지에 따라 달라지는 그룹 대화가 아닌 채널을 생성하여 대화 공간을 그루핑하고 목적에 따른 진행 상황 공유와 맥락있는 대화를 가능하게 한다. 이 밖에도 '@'키를 이용한 멘션 호출 기능은 업무 담당자를 빠르게 호출하여 커뮤니케이션의 속도를 높이다. 시간을 설정하여 알림을 제어할 수 있는 기능은 잦은 알림을 막고 업무에 집중할 수 있게 한다. 그러나 메신저의 가장 큰 단점인 휘발성과 대화의 맥락을 하나의 플로우로 이어갈 수 없는 점은 해결하지 못했다. 비대면 협업 시에는 커뮤니케이션 빈도를 최소화하는 것이 효율적임에도 슬랙만 주고 받다 일과를 마무리하는 경우가 생길 수 있으니 다른 협업툴과 함께 사용하는 것이 효율적이다.


2. 콜라비 메신저

콜라비 메신저는 슬랙을 포함한 모든 메신저가 해결하지 못한 실시간 커뮤니케이션의 단점을 완전히 보완한 차별화 포인트가 있다. 대화 중 발생한 중요한 아이디어나 일정, 할 일, 파일을 클릭 몇 번만으로 콜라비 이슈 페이지에 기록할 수 있는 문서화 기능이다. 메신저 이용시 발생하는 모든 문제인 '대화의 휘발성'과 맥락이 흩어지는 한계를 보완한 것이다. 이 기능을 통해 콜라비 메신저는 기존 협업툴이 해내지 못 한 업무의 '시작'과 '진행', '완성'까지 유려하게 워크플로우를 이어갈 수 있는 유일한 올인원 협업툴로 평가받고 있다. 또한 컨텍스트 스위칭을 줄이고 커뮤니케이션 내역을 효과적으로 관리할 수 있어 업무 몰입을 돕고 생산성 향상을 위한 핵심 방안이 될 수 있다. 뿐만 아니라, 슬랙이 가진 시간별 알림 제어 기능과 '@' 멘션 호출 기능도 기본적으로 갖추고 있다. '협업 공간 대화방'이라는 대화방 생성을 통해 팀, 프로젝트, 주제별 대화도 가능하다. 기한 제한이 없는 파일함, 링크함, 문서함도 휘발성을 막는 기능으로 꼽히고 있다.


특징을 보면 알 수 있듯이 2가지 툴은 단순한 커뮤니케이션 기능을 넘어서 업무 효율 측면을 강조하고 있다. 최근 떠오르는 협업툴의 가장 큰 특징은 업무에서 필요한 기능을 서버상으로 구현하는 1차원적인 기능이 아닌 업무 시 발생하는 문제를 해결하고 '생산성'을 향상에 초점이 맞춰져 있다. 이렇듯 최근 업무 도구는 단순한 기능을 넘어 그 이상의 가치를 가지고 있다. 그 이유는 세계적인 IT 미래학자인 니콜라스 카(Nicholas Carr)가 자신의 저서 ‘생각하지 않는 사람들’에서 주장한 내용과 맞닿아 있다. 그는 도구가 인간에게 미치는 영향에 대해 설명하면서 지도는 지형을 바라보는 시각을 정의하고, 시계는 시간이라는 추상적인 개념을 계획적이고 분석적으로 바라보게끔 한다고 설명한다. 따라서, 도구는 생각을 제한하고 지배할 정도의 힘을 가졌다는 주장이다. 그의 주장처럼 도구는 생각의 힘까지 좌우하기 때문에 단순히 기능적인 측면만 바라봐서는 안된다. 비대면 시, 변화하는 일하는 방식에 따라 발생하는 문제를 어떻게 해결할 수 있는지, 어떤 효율을 낼 수 있을지에 대한 판단이 필요하다. 이 판단은 변화하는 업무 방식을 위한 가장 뾰족한 해결책이 될 수 있을 것이다.


다음 회차에서는 두 번째 비동기 커뮤니케이션 기반 일 하는 방식에 대해 알아보고 적합한 툴이 무엇인지, 어떤 문제를 해결할 수 있을지 알아보고자 한다.




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