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트렐로(Trello)보다 콜라비를 선택해야 하는 5가지 이유

9월 9일 업데이트됨



언택트 시대가 도래하면서 비대면 협업의 효율을 높이기 위한 고민이 많아지고 있습니다. 업무 상황을 보다 효율적으로 공유하기 위해 업무의 가시성을 높이는 솔루션과 실시간 커뮤니케이션을 위한 메신저 등 다양한 솔루션이 나오고 있는데요. 그 중, 스타트업을 중심으로 빠르게 확대되고 있는 트렐로와 국내에서 유일한 올인원 협업툴로 구축형 모델까지 제공되면서 규모에 관계없이 주목 받고 있는 콜라비를 전격 비교해봤습니다.



1. 업무 구조화 방식

트렐로와 콜라비의 가장 큰 차이점은 업무 구조화 방식입니다. 이는 동서양의 사고 방식과도 맞닿아 있습니다. 리처드 니스벳의 '생각의 지도'에서는 서양인은 '개별 사물을 전체 맥락에서 떼어내어 분석하는 접근, 사물을 다스리는 공통의 규칙을 발견'하는 사고 방식을 가졌다면, 동양인은 '집합 주의적, 상호 의존적 특성으로 세상을 보다 넓게 종합적으로 보는 시각, 어떤 사건이든지 수많은 요인들과 복잡하게 얽혀 있는 것으로 보는 견해'를 가졌다고 설명합니다. 이는 샌프란시스코에서 탄생한 트렐로와 한국에서 탄생한 콜라비의 업무 구조화 방식과도 통합니다. 트렐로는 카드 형식의 정형화 된 업무 템플릿이 있습니다. '할 일, 마감기한, 메모' 등 정해진 템플릿에 맞춰진 업무 내역만 입력과 관리가 가능합니다. 반면에 콜라비는 필요한 업무를 자유로운 형태로 입력하면 '할 일, 일정, 의사결정, 파일' 등의 업무 콘텐츠가 자동으로 칸반과 목록으로 정리됩니다. 먼저 하고자 하는 일을 구조화한 후 업무를 시작하는 서양 문화와 자유로운 사고에서 일을 시작하여 업무를 점차 구조화하는 동양 문화가 반영된 구조라고 할 수 있습니다.

2. 프로젝트 관리

지금부터는 구체적인 기능을 살펴보겠습니다. 트렐로의 주요 기능인 프로젝트 관리는 심플합니다. 보드라는 공간 내에서 칸반을 통해 업무 진행 상황을 공유합니다. 보드 내에서 블록 단위로 업무를 구분하고 세부 내용은 카드 형식으로 제공하고 있습니다. 블록에 업무명을 입력하면 하나의 테스크가 됩니다. 진행 현황을 업데이트 하고자 할 때는 블록을 드래그로 쉽게 이동시킬 수 있습니다.



콜라비는 올인원 협업툴답게 기능 간의 연동이 되어 있어 프로젝트 관리도 쉽습니다. 먼저, 콜라비는 '협업 공간'이라는 공간 내에서 칸반을 통해 업무 진행 상황을 공유합니다. 초대된 협업자들만 공간을 공유할 수 있습니다. 기본적으로 업무 노트인 이슈 페이지를 기반으로 한 '이슈' 단위 블록으로 업무를 체계적이게 구분하고 있습니다. 생성된 이슈 페이지를 기반으로 칸반이 생성되기 때문에 별도로 업무 리스트를 생성하지 않아도 자동으로 칸반 내에 정리됩니다. 진행 상황 업데이트는 트렐로와 같이 블록을 드래그하여 칸반 사이를 이동을 하거나 이슈 페이지 내에서 상태를 변경할 수 있습니다.


3. 업무 내역 공유

트렐로는 생성된 업무 블록을 클릭하면 카드 형식의 업무 내역 팝업이 생성됩니다. 업무를 공유할 동료를 초대하고 'Description' 내에 업무 관련 내용을 간략히 메모할 수 있습니다. 추가로 체크리스트를 생성하여 해야 할 일을 세부적으로 기입하고 댓글을 이용해 의견을 남길 수 있죠. 굉장히 심플합니다. 때문에 업무의 자세한 내역을 알기는 어렵고 메모 정도의 업무 관리만 가능합니다.



콜라비는 앞서 설명드렸듯이 '이슈' 단위로 업무가 진행되고 제공하고 있는 서비스가 모두 서로 연동되면서 세부적인 내역 관리가 가능합니다. 특히나 한 페이지 내에서 커뮤니케이션, 할 일, 일정, 의사결정, 파일 공유가 가능하여 업무와 관련된 내역을 한 페이지에서 파악할 수 있죠. 트렐로와 가장 큰 차이점은 바로 이 점에 있습니다. 트렐로의 경우 프로젝트 카드 기반의 협업이 진행된다고 하면 콜라비는 기록된 이슈와 업무 내용 기반으로 칸반과 할 일 목록, 캘린더가 생성됩니다. 때문에 기능에 맞춰 업무를 정리하는 것이 아니라 워크플로우에 따라 자연스럽게 정리되는 것이 콜라비만의 큰 차별점이라 할 수 있습니다.



4. 팀 커뮤니케이션

먼저, 트렐로는 댓글 기능으로 커뮤니케이션이 진행됩니다. 댓글은 업무 내역이 기록된 카드 내에서 작성할 수 있고, '@'을 이용해 멘션 호출까지 가능합니다. 댓글 알림은 보드의 좌측 메뉴에서 별도로 확인이 가능한데 업무 블록을 생성하거나 카드 내역을 수정하는 등의 활동 내역에 포함되어 표기되기 때문에 호출된 알람을 놓치는 경우도 있습니다.

콜라비는 커뮤니케이션 내역과 활동 내역을 단순히 시계열적으로 표기하지 않고 나에게 중요한 알림은 노란색으로 표기하여 구분하면서 중요 내역을 빠르게 파악할 수 있도록 합니다. 댓글은 이슈 페이지 내의 좌측 스레드에 입력하며 '@'키를 이용하여 상대방 호출과 파일 첨부가 가능합니다. 이 기능을 통해 효율적인 비동기 커뮤니케이션이 가능하죠. 그리고 트렐로와는 또 다른 차별점은 콜라비와 연동된 콜라비 메신저에 있습니다. 콜라비 메신저는 실시간 커뮤니케이션이 가능함은 물론 클릭 몇 번만으로 대화 내역을 이슈 페이지에 기록할 수 있어 휘발되기 쉬운 메신저 대화의 단점을 보완하고 있습니다. 이 기능을 통해, 업무의 시작과 마지막까지 하나의 맥락으로 업무를 이어갈 수 있습니다.


5. 고객지원

트렐로는 업무의 흐름을 시각적으로 파악할 수 있다는 큰 장점이 있지만 단순화 된 기능으로 인해 업무의 복잡성을 담아내기 어렵습니다. 때문에 10인 이하의 소규모 조직이 이용하기 적합하고, 팀 단위의 이용기 적합합니다. 또한, 클라우드 형태만 제공하고 있기 때문에 보안이 중요한 대기업은 도입이 어렵습니다. 요즘은 이러한 단점으로 인해 협업 보다는 개인 생산성 툴로도 많이 사용되고 있습니다.

콜라비는 업종과 직무에 관계없이 공통적인 워크플로우를 기반으로 설계되었기 때문에 팀 단위보다는 전사 단위 도입이 적합한 서비스입니다. 또한, 프라이빗 클라우드와 구축형으로도 제공 중이기 때문에 대기업의 보안 기능 측면도 충족할 수 있는 서비스입니다.



지금까지 4가지 측면에서 트렐로와 콜라비를 비교해봤습니다. 2가지 툴 모두 직관적이며 가볍고 업무 관리에 용이한 툴이지만 세부적인 기능에서는 많은 차이가 있었습니다. 특히, 콜라비는 최근 메신저를 출시하면서 완벽한 올인원 협업툴로 진화하여 워크플로우의 모든 면을 담아내면서 트렐로와 다른 차별화 된 서비스로 진화하고 있습니다.


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