슬기로운 재택근무를 위한 노하우 Top 4

안녕하세요. 콜라비팀 마케터 아리입니다. ​ 요즘 코로나로 인해, 재택 근무를 하는 분들이 많은데요. 콜라비팀도 재택 근무를 시작한지 벌써 2주가 되었습니다. 콜라비팀은 이번 재택 근무 시행을 다소 실험적인 태도로 시작했는데요. 단순한 임시방편이 아니라 업무 효율성 측면에서도 효과가 있다면 제도화를 고려하기로 했기 때문이죠. 그러나 재택 근무 시행 전에는 대부분의 기업이 그렇듯 커뮤니케이션과 근태 관리에 대해 고민이 많았습니다. 텍스트 소통이 비효율을 초래하지 않을까, 근태 관리는 어떻게 하면 좋을까, 업무 상황 공유는 잘 될까 등. 그럼에도 전반적으로 대면 근무보다 효율성이 높았다는 의견이 나왔는데요. 멤버들은 콜라비팀만의 재택근무 규칙이 업무 집중에 큰 도움이 되었다고 말했습니다. 그래서 오늘은 성공적으로 재택근무를 할 수 있었던 콜라비팀만의 노하우 4가지를 소개하고자 합니다.

1. 재택 근무 프로세스 룰을 정한다. 재택 근무의 단점을 보완하기 위해 콜라비팀에서 가장 먼저 실행한 일입니다. 우선 근태 관리를 위해 근무 시간을 10시부터 19시로 통일하고 당일 업무 계획 작성과 완료를 보고하기로 했습니다. 또한 이슈 해결 프로세스와 커뮤니케이션 룰도 정했는데요. 슬랙과 행아웃, 콜라비를 주로 이용하되 급한 이슈, 급하지 않은 이슈 등 불필요한 커뮤니케이션을 최소화할 수 있도록 이용 기준을 정했습니다 . 2. 실시간 커뮤니케이션과 비동기 커뮤니케이션을 활용한다. 슬랙과 행아웃은 실시간 소통 수단으로 이용했습니다. 실시간 소통은 업무 진행을 위한 기능 뿐 아니라 신뢰 형성을 위해서도 중요한 역할을 하고 있기 때문에 비대면 방식에서는 더욱 중요하죠. 하지만 잦은 커뮤니케이션은 효율을 떨어뜨립니다. 실제로 재택 근무 시, 메신저 대답에만 치중하다 주업무를 하지 못하는 경우가 많습니다. 그래서 콜라비팀은 즉각 답변이 필요한 급한 이슈의 경우에만 슬랙이나 행아웃을 이용했어요. 나머지는 콜라비 내의 이슈 페이지에 댓글을 작성하고 @멘션 호출을 통해 의견을 공유하는 비동기 커뮤니케이션을 지속했습니다.

3. 모든 업무 내용은 문서화한다. 비동기 커뮤니케이션 방법인 이슈 페이지 내 댓글 소통은 자연스럽게 커뮤니케이션 히스토리 관리까지 됩니다. 댓글 의견이 모두 문서화 되기 때문이죠. 또한 화상회의 때에도 콜라비의 이슈 동시 편집 기능을 활용하여 회의록을 작성하고 빠르게 의견을 반영했어요. 회의 내용이나 중요한 의견을 문서화하는 것은 원활한 협업을 위한 방안이며, 불필요한 커뮤니케이션을 줄이는 방법이기 때문에 비대면 업무 방식에서 특히나 중요하죠. 아마존의 제프 베조스가 파워포인트 자료를 모두 워드 기반의 문서로 대체한 이유처럼, 텍스트로 된 문서에는 업무 배경과 진행상황, 특이점 등에 대한 풍부한 내용을 담아 전달할 수 있는 장점이 있습니다.

4. 진행 상황을 투명하게 공유한다.

실무자의 경우 재택근무를 진행하다보면 본인의 업무만 진행하게 되다보니 주변 동료들의 업무 진행 상황을 파악하기 어려울 수 있습니다. 관리자의 경우에는 할당한 업무를 직원들이 어느 정도 진행했는지 파악하는 것이 쉽지 않습니다. 이는 협업의 기본 요건이 전체에서 부터 세부적인 개인의 업무 진행상황에 대해 투명하게 공유되는 가시성을 확보하는 것에 있기 때문입니다. 실제 업무가 어떻게 진행되고 있는지 서로 활발히 공유되어야 협업이 이루어질 수 있습니다. 콜라비팀은 재택근무 기간 동안 이를 위해 콜라비의 칸반 기능과 할 일 기능, 캘린더를 이용해 개인의 업무 상황을 실시간으로 확인했습니다. 굳이 메신저를 통해 '무엇을 어느 정도 했냐'고 묻지 않아도 필요한 때에 원하는 방식으로 한 눈에 진행 상황을 파악하고 업무를 조율할 수 있었습니다. 만약 재택근무 기간 동안에 메신저로만 업무를 진행했다면 매번 담당자와 진행상황에 대해 채팅을 주고받았을텐데요. 한 명이라면 문제가 없을 수도 있지만, 협업이라는 특성 상 우리 부서 내 팀원들과 팀장님 그리도 타 부서 동료들과 커뮤니케이션을 진행해야하는 상황이라면 하루 종일 집에서 채팅만하다가 실제 업무 진행은 하지 못하는 상황이 발생했을 것입니다.

재택근무, 근태관리에서 성과중심 문화로 멤버들은 이 네 가지 규칙을 통해 높은 만족도를 표하며 기존보다 더 열심히 일하게 됐다는 의견이 많았습니다. 저도 회사에선 멍하게 있어도, 딴짓을 잠깐 하더라도 크게 신경 쓰이지 않았는데요. 근태가 아닌 그 날의 '성과가 중심'이 되면서 주어진 시간 안에 목표를 완료하기 위해 집중해서 일하게 되었습니다. 그리고 이 경험을 통해 회사라는 조직은 성과와 이익이라는 분명한 목적이 있음에도 불필요한 형식에 얽매여 있었던 건 아닐까,라는 생각을 하게 되었습니다. 커뮤니케이션이든 근태든 협업이든 비대면이든 모든 업무 방식의 목적은 '성과'임을 인지하고 그를 위한 효율적인 방안을 찾는게 우선인데 말이죠. 이번 재택 근무는 새로운 업무 환경에서 모든 멤버들이 효율성에 초점을 맞춰 업무 방식을 고민한 기회였습니다. 오늘 소개해드린 콜라비팀의 경험담을 통해 많은 분들이 본질에 대한 고민을 시작할 수 있는 기회가 되길 바라봅니다.