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효율적인 재택근무를 위한 체크 리스트

9월 9일 업데이트됨

코로나 19로 인한 생활 변화가 장기화 되고 있습니다. 특히 이례적으로 많은 기업들이 전사 재택근무를 도입하면서 업무 방식의 변화까지 일어나고 있는데요. 비대면 업무에 익숙하지 않은 한국 기업 문화로 인해 초기에는 재택근무의 부정적인 측면이 더 강조되었습니다. 오랫동안 '누가 더 오래 일하나'라는 근태의 기준으로 실력을 평가해왔기 때문입니다. 그러나 약 한 달간 재택근무가 지속 되면서 오히려 업무 효율이 높아졌다는 의견이 나오고 있습니다. 말 그대로 효율, 즉 들인 노력에 비해 좋은 '결과'가 나왔다는 의견인데요. 이렇게 긍정적인 결과가 나온 이유는 재택근무는 '어떻게' '얼마나''라는 기준이 아닌 '어떤 결과'에 집중된 성과 위주의 업무 방식이기 때문입니다.

재택근무 어떻게 하고 있나요?

그러나 재택 근무의 장점을 최대로 끌어내지 못 한 채 단순한 대응책으로만 인지하고 있는 직장인이 많습니다. 오늘은 기업과 개인이 올바른 방법으로 재택근무를 하고 있는지에 대한 점검과 함께 효율을 위해 준비되어야 할 부분을 정리했습니다.

1. 전사 재택근무 룰이 있는가. 재택근무 룰은 근태를 효율적으로 관리하기 위해 필수적입니다. 일일 업무 계획 공유와 퇴근 후 완료 보고 룰을 정한다면 그 날의 성과 위주의 근태 관리가 가능하게 됩니다. 또한 긴급 이슈, 일반 이슈 등을 나눠 커뮤니케이션 룰을 정하면 비효율적인 커뮤니케이션 발생을 줄일 수 있습니다. 2. 매일 업무 시작 시간과 종료 시간이 명확한가. 재택 근무 시, 일과 삶의 경계가 모호해지면서 업무 시간에 대한 감각이 흐려질 수 있습니다. 퇴근의 개념이 없어지면 일을 미루게 되는 경우가 발생하여 집중도를 떨어뜨리게 됩니다. 그러므로 기업은 재택근무 룰을 정하고 개인은 준수하기 위한 노력이 필요합니다. 3. 업무 진행 상황이 투명하게 공유되고 있는가. 비대면 업무라 하더라도 협업은 필수입니다. 각자의 업무 상황을 수시로 공유하고 문서화하여 업무 내용이 투명하게 공유되는 것이 중요합니다. 단순히 메신저로만 업무 상황을 묻고 확인하는 방법이 아니라 협업자들이 서로의 업무 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있는 시스템 구축도 필요합니다. 4. 동료들이 적극적으로 소통하고 있는가. 업무 상황을 투명하게 공유하는 것 외에도 궁금한 점이나 업무적으로 이슈가 생겼을 때 빠르게 소통할 수 있어야 합니다. 비대면 방식에서는 대부분의 커뮤니케이션을 텍스트화 해야 한다는 부담으로 인해 소통을 어렵게 느끼기 쉽습니다. 하지만 주기적인 화상회의를 통해 대면하면서 신뢰를 형성하고 적극적으로 소통하는 것도 중요합니다. 5. 비대면, 비동기 방식의 문제점을 보완하는 IT서비스가 구축되어 있는가. 비대면 업무에서는 업무 상황 공유나 커뮤니케이션, 근태 관리에 분명한 한계가 있습니다. 그러나 이를 위해 재택 근무 IT서비스가 있습니다. 원활한 커뮤니케이션을 돕는 업무용 메신저 슬랙(slack), 업무 상황 공유를 위한 협업툴 콜라비(collabee), 근태 관리를 위한 서비스 토글(Toggl) 등 업무 효율을 높일 수 있는 솔루션을 도입함으로써 한계를 보완하고 생산성을 더욱 높일 수 있습니다. 6. 업무의 우선 순위를 정하고 일하는가. 업무를 지시할 때와 실행할 때, 우선 순위를 정하는 것은 어떤 업무 방식에서든 중요합니다. 우선 순위를 정할 때에도 최고의 '성과'를 낼 수 있는지를 기준으로 판단하여 정합니다. 또한 우선 순위가 정해진 업무별 추정 시간을 명확하게 정립하여 집중도를 최대로 끌어낼 수 있도록 합니다. 7. 기록 문화가 형성되어 있는가. 대부분의 조직에서는 구술 문화가 자리잡혀 있습니다. 하지만, 비대면 커뮤니케이션으로 진행되는 재택 근무에서는 대화나 진행 상황을 기록하지 않으면 의견이 증발되어버리거나 소통에 비효율을 초래할 수 있습니다. 이를 위해 회의록을 작성하거나 업무 의견을 문서화하는 기록 문화를 형성하여 업무 진행이 원활히 되도록 도와야 합니다. '성과'라는 잣대로 재점검하는 '업무 형식' 이 7가지 사항은 재택 근무나 원격 근무 시 가장 기본이 되는 조건입니다. 신뢰와 소통, 시간 관리, 협업을 위한 모든 조건이 얼핏 당연한 것으로 보이지만 모두 '성과'라는 목적을 가지고 있습니다. 때문에 재택근무가 본디 가지고 있는 목적을 인지하지 못 한 채 시행한 경우 이 7가지가 제대로 이루어지지 않습니다. 어쩌면 '목적'보다는 불필요한 '형식'에 얽매여 비효율을 초래하고 있었던 것은 아닌지 체크해볼 필요가 있습니다. 이번 재택 근무를 통해, 형식이라고만 생각했던 커뮤니케이션, 협업, 비대면 등 모든 업무 방식을 '성과'라는 잣대로 재점검 할 수 있는 기회가 되길 바랍니다.




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