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우리가 몰랐던 재택근무 솔루션의 가치

9월 9일 업데이트됨


코로나 19로 인해 세계 경제가 흔들리고 있는 지금, 기업은 어떤 상황에서도 흔들리지 않는 지속성과 빠르게 정상화할 수 있는 회복성이 절실하게 되었다. 국내에서는 지속성을 확보하기 위해 재택 근무를 시작했다. 그러나 재택 근무는 지속성 뿐 아니라 회복성을 위한 업무 생산성 관점에서 새로운 대안으로 바라볼 필요가 있다. 어쩌면 위기로 잃은 기업의 성과를 빠른 시일 내에 회복시킬 수 있는 생산성 전략이 될 수도 있기 때문이다.

재택 근무의 진가

실제 재택 근무의 장점은 단순히 집에서 편하게 근무를 하는 점이 아니다. 재택 근무는 리모트 워크(Remote Work) 즉 원격 근무의 한 형태라고 볼 수 있다. 리모트 워크는 이미 해외에서 일반화 된 업무 방식이다. 생산성 향상의 효과를 인정받았기 때문이다. 글로벌 원격 서비스 지원 기업 Owl Labs에서 리모트 워커를 대상으로 조사한 결과 79%가 생산성 향상이 되었다고 답변 했다. 뿐만 아니라, 스탠포드 대학에서도 리모트 워커 1만 6천명을 대상으로 조사한 결과 생산성이 13% 향상된 것으로 나타났다. 그 이유는 '얼마나, 어떻게 일하냐'에 대한 근태 관점이 아닌 '어떤 결과를 냈냐'라는 성과 중심의 업무로 변화했기 때문이다. 글로벌 기업 오토매틱(Automattic)은 리모트 워크를 생산성 뿐 아니라 인재 채용을 위한 전략으로도 소개했다. 물리적 한계를 뛰어넘은 채용이 가능하다보니 새로운 인재를 속속들이 발굴하는 것이다. 이러한 장점으로 인해 리모트 워크가 확대되면서 현재 전세계 인구의 52%가 일주일에 한 번은 원격 근무를 하고 있다.



원격 근무 도입 전 알아야 할 환경 변화에 따른 업무 방식

그렇다면, 리모트 워크를 제대로 실행하려면 어떤 것부터 시작해야 할까? 업무 방식의 구조는 크게 공간과 시간 두 가지 관점으로 변화한다. 공간은 공동 공간이 존재하느냐에 따라 달라진다. 사무실 출퇴근은 공간을 공동으로 사용함으로써 자연스럽게 대면 업무 방식이 되고, 원격 근무는 공간이 분리되면서 비대면 업무 방식이 된다. 시간은 동일한 시간에 업무를 진행하는 재택 근무와 출퇴근 근무인 동기 업무 방식이 있고, 시간의 차이가 존재하는 원격 근무인 비동기 업무 방식이 있다. 따라서 환경에 따른 업무 방식의 변화를 모른 채 원격 근무를 시행한 기업은 한계에 직면하게 된다. 무작정 좋은 방법이라고 따라하기 보다는 대면과 비대면, 동기와 비동기 방식의 업무 특성에 맞춰 체계적인 준비가 필요하다. ​

변화된 업무 방식을 준비 할 때 필요한 고민

무엇으로 일해야 하는지 고민하지 않을 수 없다. 현대 지식 근로자의 생산성은 단순히 업무 시간이나 개개인의 역량이 아닌 고도화된 도구 즉 IT서비스에 따라 좌우되기 때문이다. 도구는 생산성 뿐 아니라 보안, 안정성, 협업, 커뮤니케이션 등 수많은 요소에 영향을 미친다. 더 유연하게 커뮤니케이션 하는 방법도, 더 두터운 보안 정책을 운영하는 방법도 모두 구축되어 있는 서비스와 관련이 깊다. 새로운 업무 방식을 도입할 때도 마찬가지다. "무엇으로 일해야 하는가."에 대한 고민부터 시작해야 한다. ​

"무엇으로 일해야 할까?"

조지타운 대학교 교수인 칼 뉴포트(Cal Newport)는 자신의 저서 딥 워크(Deep Work)에서 "업무 도구도 대장장이의 망치나 화가의 붓처럼 숙련 노동자들이 일을 하기 위해 사용한 도구와 다르지 않다. 역사를 통틀어 숙련 노동자들은 새로운 도구를 활용하는 문제를 세심하고 회의적인 태도로 다루었다."라고 저술한 바 있다. 이렇듯 무수히 생산되는 IT서비스 즉 업무 도구를 선택할 때에도 신중하게 검토해야 한다. 원격 근무 솔루션으로 주목받고 있는 IT서비스를 선택할 때는 비대면 방식에서 구축되어야 할 환경 3가지를 중점으로 검토한다.


1. 실시간 커뮤니케이션을 위한 환경 구축

비대면, 비동기 상태를 극복하기 위해서 가장 첫 번째로 구축되어야 할 환경이다. 비대면 시에는 보이지 않는 상대에 대한 신뢰가 감소하게 된다. 신뢰가 형성되지 않은 조직은 상대에 대한 의문이 생기고 재차 확인을 요청하며 불필요한 커뮤니케이션이 발생한다. 이 과정에서 생산성과 밀접한 관련이 있는 업무 속도가 저하하게 된다. 실시간 커뮤니케이션은 신뢰의 문제를 보완하는 중요한 수단이 된다. 지난 재택 근무 기간동안 가장 많이 이용되었던 메신저 도구 슬랙(Slack)은 기업형 메신저 시장의 리더다. 1:1 대화와 협업 그룹 대화는 물론 파일 저장 기능, 멘션 호출 기능 등 쉽게 휘발되는 실시간 커뮤니케이션의 단점을 보완하고 있다. 물리적 거리를 뛰어넘고 동기와 대면을 가능하게 하는 화상 회의 솔루션인 줌(Zoom)도 새롭게 주목 받고 있다. 별도의 가입 없이 이용이 가능하고 최대 100명 이상 참여가 가능하여 업무용 회의에 적합하다.


2. 비동기 커뮤니케이션을 위한 환경 구축

비동기 커뮤니케이션은 원격 근무에 최적화 된 방식이다. 비대면 상황에서는 신뢰성을 유지하기 위해 인위적으로 실시간성 커뮤니케이션을 유지하려고 노력한다. 이로 인해, 비상대기조처럼 강박 관념을 가지고 즉각적인 답변에만 의존하면 업무 성과를 만들기 어렵다. 최근 실리콘밸리에서는 메신저가 업무의 맥락을 끊는 방해 요소라고 정의한다. 실시간 커뮤니케이션은 신뢰 형성과 협업에 있어 필수 요소이긴 하지만 과도한 경우 효율을 떨어뜨린다. 칼 뉴포트(Cal Newport)도 딥워크(Deep Work)에서 즉시 답변을 요구하는 메신저나 메일 커뮤니케이션이 업무의 몰입을 방해하고 생산성을 저하한다고 주장했다. 이를 보완하기 위해서는 트위스트(Twist)나 콜라비(Collabee)를 통해 커뮤니케이션 히스토리를 관리할 수 있는 서비스가 필요하다. 트위스트는 부서, 프로젝트, 또는 주제에 기반을 둔 채널에서 대화를 정리하고 협업자를 멘션(@)호출 하여 공유할 수 있다. 콜라비는 이슈 페이지라는 협업 공동 공간에 업무 내역을 정리하고 관련 협업자를 멘션(@) 호출하여 내용을 공유하거나 댓글 스레드를 통해 커뮤니케이션의 휘발성을 보완할 수 있다.


3. 가시성 확보를 위한 환경 구축

비대면 커뮤니케이션에서는 팀원들이 어떤 일을 하는지 물리적 공간이 없기 때문에 가시성이 더 중요하게 된다. 이를 위해서는 모두 접근이 가능한 공간, 즉 투명하게 공유되는 공동 공간에서 모든 상황을 기록하는 것이 필요하다. 커뮤니케이션에 대해 탐구한 고전 연구자 월터 옹(Waler J.ong)은 저서 '구술문화와 문자문화'에서 "쓰기는 의식을 재구조화 한다"고 저술했다. 르네상스의 폭발적인 성장 원인 또한 활자, 문서화의 발달임을 이야기하며 기록 문화의 힘을 이야기한 바 있다. 이렇듯 업무 내용을 문서화하고 투명하게 공유하는 것은 업무 진행 파악 이상으로 생산성 향상의 대안이 될 수 있다. 이를 위해서는 공동의 공간에서 기록하고 공유할 수 있는 도구가 필요한데 앞서 말한 콜라비(Collabee)와 트렐로(Trello), 아사나(Asana)가 있다. 트렐로는 기록된 업무 진행 상황을 칸반을 통해 투명하게 공유할 수 있다. 아사나는 노트에 할 일을 기록하고 리스트 형식으로 현황을 공유 할 수 있다. 콜라비 또한 칸반 형식으로 진행 상황 파악은 물론 한 페이지에서 업무 중 발생하는 모든 커뮤니케이션과 할 일, 의사결정, 파일을 담아 투명하게 진행 현황을 공유할 수 있다.


원격 근무를 통해 성과 중심 업무 문화로 변화

넘쳐나는 업무 도구를 빠르고 효율적으로 정착시키려면 '어떤 문제를 어떻게 해결할 수 있을지'에 대한 고민이 뒷받침 되어야 한다. 도구 뿐 아니라 새로운 업무 방식을 도입할 때도 마찬가지다. 우리가 직면하게 될 문제, 직면하고 있는 문제를 미리 파악하고 해결 방안이 될 수 있을지에 대한 판단이 우선시 되어야 한다. 지금 우리에게 필요한 것은 회복이다. 원격 근무는 위기로 인한 침체를 완전히 회복시킬 수 있는 방안이라 할 수 없다. 하지만, 누가 더 오래 일하는지, 어떻게 일하는지에 대한 기준이 아닌 '무엇을 만들어내는지' '얼마나 빠르게 성장할 수 있는지'가 중요한 이 때에 필요한 업무 방식임은 분명하다. 자리를 지키는 인원 수보다 진짜 '인재'를 찾는 것이 절실한 이 때에 철저히 성과 중심의 업무 방식인 원격 근무가 회복의 방안이 될 수 있을 것이다.




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