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올인원 협업툴, 콜라비로 하는 스마트한 업무 관리

9월 9일 업데이트됨


최근 실리콘 밸리를 중심으로 성장하고 있는 협업툴에는 공통점이 있다. 바로 모두 문서를 기반으로 하고 있다는 점이다. 문서 기반 협업툴은 다양한 사람들이 커뮤니케이션하게 되는 협업에서 복잡한 정보를 가장 효과적으로 공유할 수 있기 때문이다. 커뮤니케이션과 업무의 흐름을 문서로 정리하면 일의 효율은 더욱 높아진다. 실제 원페이지 협업툴을 통해 워크플로우를 문서화하면서 많은 사람들이 생산성 측면의 효과를 실감했고 실리콘밸리를 주축으로 유럽과 미국, 전세계로 영향력을 뻗어가고 있다. 그 중 오늘은 국내에서 탄생해 아시아의 유일한 원페이지 협업툴로 주목 받고 있는 콜라비(collabee)만의 차별화 된 기능에 대해 알아보고자 한다.


모든 워크플로우를 한 페이지에 담은 협업툴


콜라비는 모든 워크플로우를 한 페이지에 담는다. 한 페이지 내에서 이슈를 공유하고 '@'키를 이용하여 할 일과 일정, 파일 공유, 담당자 호출 등 원하는 컨텐츠를 공유할 수 있다. 대부분의 문서 기반 원페이지 협업툴들이 할 일의 내용과 담당자, 일정을 개별적으로 생성해서 조합을 해야한다면, 콜라비에서는 '할 일'만 선택하면 한번에 업무명, 담당자, 마감일을 설정할 수 있다. 담당자는 '진행중, 중단, 완료, 확인요청'의 단계로 할 일의 진행상황을 업데이트할 수 있고 할 일을 할당한 관리자 역시 본인이 전달한 할 일들의 진행상황을 한눈에 볼 수 있다. 또한, 아시아 기업들의 수직적인 보고 문화에 맞게 '의사 결정' 기능이 있어 담당자가 관리자에게 의사결정을 요청할 수도 있다.

전체 업무 진행 상황을 한 눈에, 칸반 보드

모든 업무를 문서로만 기록한다면 주요 업무나 진행 상황을 파악하기 어려워진다. 콜라비는 기록된 모든 내용을 일일이 찾아 읽어보지 않아도 쉽게 진행 상태를 알 수 있도록 칸반 보드를 제공한다. 총 4가지 단계로 구분되어 있고 드래그를 통해 상태 변경도 쉽게 할 수 있다. 이는 관리자 입장에서 프로젝트와 팀의 상황을 파악하기 쉽고 협업자들끼리는 업무 누락을 방지하는데 효과적이다. ​

업데이트 정보를 확인하는 시간까지 줄여주는, 이슈 업데이트

관련 통계에 따르면 국내 직장인들은 업무들의 업데이트 내용을 파악하는 데만 하루 2시간 정도를 사용하고 있다. 협업툴 콜라비는 이 시간을 획기적으로 줄일 수 있는 '이슈 업데이트' 기능을 제공하고 있다. 업데이트된 업무 진행 상황을 시계열로 쌓아서 보여주는 대부분의 협업툴과 달리, 콜라비에서는 주제 별로 1차 그룹핑을 하여 업데이트 항목을 보여준다. 나아가 누군가 나를 언급하거나 나에게 할 일을 할당하는 등 나와 직접적으로 관련된 업무 업데이트 항목들은 노란색 마크로 별도 표기해준다. '이슈 업데이트' 기능을 활용하면 인박스를 일일이 확인하면서 업무 흐름을 따라갈 필요가 없다. ​

주제별로 이어지는 비동기 커뮤니케이션



콜라비의 또 하나의 차별화된 포인트는 업무 커뮤니케이션이 이슈 페이지 내에 모두 기록됨에 따라 비동기 커뮤니케이션이 가능하다는 점이다. 워크 플로우를 직관적으로 정돈하고 노션(Notion)처럼 업무 내역을 깔끔하게 문서화할 수 있을 뿐 아니라, 협업 중 발생하는 커뮤니케이션도 효과적으로 문서화하고 있다. 단순히 댓글이 기록되는 것이 아니다. '@'키를 통해 담당자를 호출할 수 있고, 나의 업무와 밀접한 관련이 있는 중요한 대화는 노란색 뱃지로 별도 표기된다. 또한, 댓글 스레드를 통해 맥락있게 커뮤니케이션을 주고 받을 수 있고 파일이나 링크 공유도 가능하다. 요청한 의사 결정이나 할 일을 선택하여 별도로 댓글을 남길 수도 있어 세부적이고 핵심적인 커뮤니케이션이 가능하다. 이 기능은 실시간 커뮤니케이션과 컨텍스트 스위칭을 최소화하면서 업무에 더욱 몰입(Deep Work)할 수 있고, 시간과 공간이 다른 원격 근무나 재택 근무에서 효율적인 커뮤니케이션을 가능하게 한다.

휘발성 '대화'가 기록형 '문서'로 전환되는 콜라비 메신저


메신저의 장점은 쉽게 실시간으로 대화를 주고 받을 수 있다는 점이다. 하지만, 메신저로 이루어지는 커뮤니케이션은 정돈되지 않고 쉽게 휘발되어 버린다는 명확한 한계가 있다. 따라서 메신저로만 모든 업무를 진행할 경우 잦은 알람과 내용 확인으로 인한 컨텍스트 스위칭이 수없이 발생한다. 통계에 따르면 직장인은 하루 42개 정도의 메신저를 받는다고 한다. 즉, 하루에 42번의 컨텍스트 스위칭이 발생하는 것이다. 이러한 잦은 컨텍스트 스위칭은 조직과 개인의 생산성을 급격하게 떨어뜨리는 요인으로 작용한다. 이에 대항하기 위해 해외에서는 몰입해서 일을 처리하는 딥워크(Deep Work) 트렌드가 확산되고 있는 것이다. 콜라비는 이 문제를 해결하기 위해 메신저로 나눈 대화롤 선택해서 곧바로 문서로 전환할 수 있는 기능을 콜라비 메신저에 담아 출시하였다. 대화 중 발생한 중요한 아이디어나 일정, 할 일, 파일을 클릭 몇 번으로 콜라비 문서에 그대로 기록할 수 있다. 즉, 메신저의 실시간 커뮤니케이션이라는 장점을 극대화하면서 단점을 상쇄하는 전세계 유일한 올인원 협업툴로 진화한 것이다. 메신저와 협업툴의 간극을 매꾸면서 업무의 시작부터 마지막까지 하나의 맥락으로 유연하게 연결한다는 점에서 기존의 문서 기반 협업툴과는 차별화 된 장점을 갖고 있다.


국내 기업 환경과 문화에 최적화된 협업툴

콜라비는 원페이지 협업툴 중 유일하게 구축과 프라이빗 클라우드 형태 두 가지 형태를 제공하고 있다. 때문에 국내 기업에서는 로컬의 특수성을 담으면서도 전세계 트렌드에 발맞춰 갈 수 있는 유일한 대안이다. 클라우드와 구축형 모두 제공함으로써 스타트업부터 대기업까지 업종, 규모와 무관하게 넓은 영역에서 이용이 가능하다는 점도 또 하나의 장점이다. 기본적으로 무료 이용이 가능하고 유료 상품으로 전환 시 용량과 관리자 기능이 추가된다. 현재는 6월 30일까지 유료 상품을 무료로 이용할 수 있는 프로모션을 제공 중이니 제공 기한동안 시범적으로 이용해보는 것을 권한다.



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