언택트 환경의 중심, 문서기반 협업툴이란?

코로나19 이후, 협업툴에 대한 관심이 급격히 증가했다. 중소기업에서 대기업까지 기업 규모와 상관없이 '재택근무'라는 새로운 업무 방식이 등장했기 때문이다. '재택근무'란 단순히 '집에서 하는 업무'라고 생각하지만, 정확하게 말하자면 '공간의 분리'가 일어난 업무 방식이다. 기존의 업무 방식에서 공간의 분리가 일어난다면 커뮤니케이션, 평가, 기업 문화 등 많은 부분이 달라진다. 그 중에서도 모든 업무의 중심이 되는 커뮤니케이션 방법은 기존과 완전히 다른 방식이 된다.

커뮤니케이션이란 서로 의사소통을 하는 일이다. 사람들은 대개 의사를 전달하고 받기 위해 직접 만나 말하거나 눈빛을 주고 받거나 제스처를 이용한다. 그러나 공간이 분리된 상황, 즉 만날 수 없는 상황에서는 이 모든 방법이 무효하다. 때문에 기존의 방식을 대체하기 위해 가장 효과적인 표현 방법으로 '글'을 이용하게 된다. 짧은 의견은 메신저, 체계가 필요한 의견은 이메일, 자세한 맥락이 필요한 내용은 문서 파일이란 포맷을 이용한다. 이 방법은 분리된 공간에서 커뮤니케이션을 가능하게 하지만 쉽게 휘발되는 '말'의 한계를 보완하기도 한다. 대면하여 말을 하면 감정과 의견이 더 명확하게 전달되지만 쉽게 증발되기 마련이다. 그러나, 대화를 글로 기록하면 명확한 근거가 되어 커뮤니케이션의 오류를 줄인다.

이로 인해 재택근무가 시작되기 전부터 의견을 효과적으로 전달하기 위해 텍스트 위주의 다양한 툴이 이용됐다. 기업용 메신저, 이메일, 문서, 그룹웨어 등의 서비스가 등장했다. 특히 메신저는 빠르고 가벼운 특징으로 인해 가장 많이 이용됐다. 의견 전달을 위해 필요한 '말'을 가장 효과적으로 전달할 수 있는 툴이기 때문이기도 했다. 그러나 '말하듯이' 글을 써서 기록하고 전달하는 메신저에도 한계가 나타났다. '말'이라는 것이 늘 그렇듯 너무 많으면 비효율을 초래하기 시작하고 시간과 감정의 과소비가 시작되기 마련이다. 특히 메신저는 '빠르다'는 특징을 갖고 있기 때문에 늘 '즉각적인 답변'이 전제가 되었다. 실무자는 메신저가 오면 그 즉시 답변을 해야만 하는 압박감을 가졌고 무시로 쏟아지는 메시지에 답변만 하다가 일과를 마무리하는 경우도 잦아졌다.

실제 맥킨지 조사 결과 직장인들은 하루 2.2시간 이상의 시간을 메신저 답변에 쓰고 있다고 나타났다. 또한 평균 15분에 한 번씩 메시지를 수신하여 업무의 집중도 15분에 한 번씩 흐트러지고 있다고 했다. 높은 퀄리티의 결과물은 얼마나 집중하고 공들였는지에 따라 달라진다. 때문에 15분에 한 번씩 방해가 일어나는 환경이 되면서 업무 퀄리티를 최상으로 끌어낼 수 있는 일이 너무 어렵게 된 것이다.

이는 재택근무 환경에서 더 극대화됐다. 동료들의 근무 태도를 직접 볼 수 없으니 메신저에 대한 압박은 더 커졌다. 조금만 답변이 늦어도 근무 태만이라는 추측이 난무했다. 실무자들은 오해받지 않기 위해 메신저에 더욱 신경을 곤두세우며 답변에 집중했다. 그러나 메신저 답변 속도, 빈도만으로는 절대 '일을 잘하고 있다'는 결론을 낼 수 없다. 실제 근태는 메신저만으로는 절대 알 수 없고 결과물의 속도는 더뎌지니 많은 기업들이 한계를 느꼈다. 이로 인해, 새로운 방안을 모색한 끝에 '문서기반 협업툴'에 주목하게 됐다.

'문서기반 협업툴'이란, 한 장의 문서 안에서 업무와 관련된 모든 일을 끝낼 수 있는 툴이다. '업무와 관련된 모든 일'이라고 설명하는 이유는 커뮤니케이션, 할 일, 일정, 의사결정, 파일, 업무 결과물 관리까지 가능하기 때문이다. 이 모든 것이 한 장의 문서에 기록되는 것이 가장 큰 장점이다. 일찍이 협업 구조의 다양화가 시작된 실리콘밸리에서는 약 5년 전부터 주목받기 시작한 툴이다. 메신저는 실시간으로 의견 교환이 필요할 때만 이용, 이메일은 외부 커뮤니케이션을 위해 이용, 그 외 업무 내용을 주고 받고 관리하기 위해 이용되고 있다.

지금부터는 대표적인 문서기반 협업툴 2가지를 예시로 활용법과 세부 기능을 알아보고자 한다. 먼저, 최근 스타트업을 중심으로 이용되고 있는 노션을 통해 알아보자. 노션은 실리콘밸리에서 탄생한 툴이다. 최근 한국어 지원을 시작하면서 국내 이용자가 폭발적으로 증가했다. '제2의 뇌'라는 별명을 가진 이 툴은 위키, 프로젝트 관리, 칸반, 캘린더, 체크리스트, 댓글 커뮤니케이션 등의 대표 기능이 있다. 빈 페이지에서 '/'키 하나로 액셀, 링크첨부, 이미지 첨부, 표 첨부 등 업무를 위한 기록을 텍스트 뿐 아니라 다양한 형식으로 정리할 수 있다. 또한, 페이지마다 관련 협업자를 초대해 내용을 바로 공유할 수 있다. 기록된 텍스트나 파일 중 추가로 의견이 필요한 부분에 댓글을 달아 의견을 전달할 수 있어 메신저 없이도 커뮤니케이션이 가능하다. 정리된 페이지들은 칸반이나 갤러리, 리스트 형태로 볼 수 있다. 서류함에서 원하는 서류를 찾듯 관련 문서를 다양항 뷰로 찾을 수 있는 것이다. 그러나 사용 기능에서는 흠잡을 데 없이 좋은 툴임에도 보안 기능에서 아쉬움이 있다. 결정적으로 국내 대기업에게 필요한 구축형 제공을 하고 있지 않다. 파일 외부 노출도 쉽다. 파일이나 문서가 외부로 유출되더라도 24시간 이후에나 삭제되기 때문에 위험도도 크다. 그러나 보안의 문제 없이 업무 생산성을 높이고자 하는 기업에서는 좋은 툴로 이용되고 있다.

두번째로 소개할 툴은 국내에서 개발된 문서기반 협업툴 콜라비다. 콜라비 또한 2020년 코로나19 사태 이후 수요가 폭발적으로 증가했다. 특히 구축형을 제공하는 유일한 문서기반 협업툴로 대기업 중심으로 수요가 증가했다. 또한 직관적이고 쉬운 사용성으로 중소기업에서도 많이 이용되고 있다. 기능적으로는 노션과 흡사하다. 위키, 프로젝트 관리, 칸반, 캘린더, 할일관리, 댓글 커뮤니케이션을 제공하고 있으며 현재는 간트차트 개발도 진행중이다. 빈 페이지에 '@'키를 입력하면 파일, 할일, 일정, 표, 이미지, 파일 공유가 블록형태로 가능하다. 폴더 개념의 협업 공간별로 협업자를 초대해 업무 내용을 공유할 수 있고 댓글 스레드를 이용해 맥락있는 의견 공유가 가능하다. 노션과 동일하게 정리된 페이지들을 모아 칸반과 리스트 형태로 볼 수 있어 업무 진행 상황 파악과 원하는 자료를 찾기 쉽다. 또한, '@'키로 등록한 파일이나 할 일, 일정, 의사결정은 모두 카테고리별로 따로 저장되어 평균 8.94초만에 원하는 자료를 찾을 수 있다. 파일은 파일함, 할 일은 할 일 목록, 일정은 캘린더, 의사결정은 의사결정 목록으로 폴더화 된다.

작년 한 해, 대표적인 2가지 서비스의 성장 속도만 보더라도 문서기반 협업툴의 가치가 어느 정도인지 가늠할 수 있다. 가장 효과적으로 커뮤니케이션 할 수 있는 서비스로 주목받으며 시간과 공간을 뛰어넘는 문서기반 협업툴을 대체할 서비스는 또 없기 때문이다. 좀 더 효과적으로 커뮤니케이션하며 업무 효율을 끌어내고 싶은 기업이라면 문서기반 협업툴을 검토해보길 바란다. 지금 조직에서 일어나는 문제를 가장 빠르게 해결할 수 있는 뾰족한 대안이 될 것이라 생각된다.