Vol.45 : 일 잘하는 팀을 위한 마인드 셋팅
1. 하이브 마인드란? 2. 멀티태스킹의 광란 3. 업무 절차를 정한다 4. 퍼스널 칸반을 활용해보자 5. 일에 몰두할 수있는 조직
안녕하세요. 콜라비팀 아리입니다^^ 오늘은 뉴스레터를 시작하기 전에 몇 가지 상황을 체크해보고자 합니다. 첫번째, 업무와 관련된 단톡방이 몇 개 정도 있나요? 두번째, 오늘 아침 확인한 이메일은 몇 개 정도 되나요? 세번째, 나의 일을 가장 크게 방해하는 요소가 무엇이라 생각하나요? 오늘은 이 질문에서 출발한 책 한 권, 칼 뉴포트(Cal Newport)의 '하이브 마인드(Hive Mind)' 중 내용 일부를 소개하고자 합니다.
1. 하이브 마인드란?
'하이브 마인드'는 업무 활동 과잉으로 정작 중요한 일에 집중하지 못 하는 상태를 뜻합니다. 칼 뉴포트는 많은 직장인들이 단톡과 이메일 감옥에 갇혀 있다고 주장합니다. 이메일이나 인스턴트 메신저 같은 디지털 의사소통 도구를 비체계적이고 무계획적으로 이용하면서 생긴 문제인데요. 이는 '일'에서 '일'이 아닌 '일'에서 '대화'로 다시 '일'로 맥락의 전환이 이루어지면서 업무의 비효율을 초래하는 원인이 되고 있죠. 각종 실험 결과, 지식노동자들은 이메일, 단톡, 슬랙 같은 인스턴트 메신저를 평균 6분에 한 번씩 확인하고, 수신함을 하루 평균 77번, 가장 심한 경우 매일 400번 넘게 확인하는 것으로 드러났습니다. 뉴포트는 이 통계와 함께 "사람들은 이메일에 답하는 걸 진짜 일과 혼동한다"고 지적했습니다.
2. 멀티태스킹의 광란
그러면 이 하이브 마인드는 왜 문제가 되는 걸까요? ‘주의 전환’이 일어남으로써 집중을 해치기 때문입니다. 일하다 말고 수신함이나 채팅창을 확인하러 가는 매 순간, 우리 뇌는 인지적으로 맥락 전환을 수행하게 되는데요. 집중하는 대상을 계속 바꿔가면서 정작 중요한 일에 자신의 능력을 충분히 활용하지 못하고, 집중력과 명확하게 생각하는 능력도 저하하게 됩니다. 그럼에도 많은 사람들이 이메일을 작성하고 모두에게 참조를 걸어 '나는 이만큼 일하고 있어요.'라는 메시지를 전합니다. 수시로 울리는 메신저에 답변하는 일을 자신의 본업이라 오해하기도 하는데요. 메시지는 진짜 일이 아니라는 점을 기억해야 할 것 같습니다.
3. 업무 절차를 정한다
그렇다면 어떻게 메시지 과부하를 벗어나 진짜 일에 집중할 수 있을까요? 제일 먼저 업무의 맥락 전환을 최소화하기 위한 업무 절차를 정확히 정하는 걸 추천합니다. 칼 뉴포트는 이 방법이 방해 요인이 무엇이든 가치를 생산하는 일에 몰두할 수 있게 만든다고 하는데요. 개인적인 업무든 협업이든 단계별 절차를 계획해 한 업무가 끝난 후 다음 업무를 이어가면 지금 업무에 더욱 몰입할 수 있습니다.나아가 협업자들과 실시간 공유가 가능한 공간에 협업 단계별 역할과 업무를 정하는게 좋습니다. 세부적으로는 각 팀에서 어떤 일을 해야 하고, 관련 파일이 어디에 있고, 누가 어떤 일을 맡아야 하며 일을 마친 후 어떻게 해야하는지를 정한 후 공유하면 불필요한 커뮤니케이션이 줄어듭니다.
4. 퍼스널 칸반을 활용해보자
실시간으로 공유가 가능한 공간은 '칸반' 형태로 정리하면 더욱 효과적입니다. 칸반은 흔히 칠판에 계획, 준비, 보류, 진행, 완료 등의 업무 절차를 적고 열을 나누어 상황을 공유하는 방법인데요. 각자의 업무 카드를 상태에 맞게 옮겨 진행 상황을 공유할 수 있습니다. 요즘은 칠판이 아닌 트렐로(Trello)와 같은 업무 서비스를 이용해 관리하기도 하는데요. 칸반 내 카드를 클릭하면 간략한 업무 정보도 얻을 수 있기 때문에 상태 뿐 아니라 진행 내용도 빠르게 파악할 수 있습니다. 콜라비에도 트렐로와 동일한 칸반 기능이 갖춰져 있습니다. 카드 대신 문서별로 볼 수 있어 업무 내용을 자세히 파악할 수 있습니다.
5. 일에 몰두할 수 있는 조직
오래된 업무 습관은 개인의 의지나 규칙만으로는 개선하기 어렵습니다. 무엇보다 조직의 습관은 조직원 전체가 움직여야 하기 때문에 더욱 쉽지 않은데요. 이를 위해서는 규칙과 함께 업무 시스템 도입을 통한 개선이 가장 효과적입니다. 새로운 규칙과 시스템을 적절히 활용하면 모든 팀원들이 참여할 수 있는 환경이 만들어지기 때문입니다. 업무 생산성에 대해 고민인 조직이라면 다각도 노력을 통해 '일에 몰두할 수 있는' 조직 문화를 형성하길 바랍니다.
