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Vol.17 : 당신의 회의가 시간 낭비인 이유

9월 9일 업데이트됨


당신의 회의가 시간 낭비인 이유

1. 회의는 왜 시간 낭비가 되었나?

2. 회의 전 : 일정과 아젠다는 미리 공유하기 3. 회의 중 : 회의록 작성 4. 회의 후 : 책임과 업무 분할

안녕하세요. 콜라비팀 마케터 아리입니다.

지난주 '실리콘 밸리의 성공 법칙, OKR 정복'을 주제로 뉴스레터를 드렸는데요. 오늘은 새로운 시도나 계획이 필요한 생산성 전략보다 평소 실행하고 있는 업무 방식의 효율을 끌어낼 수 있는 노하우를 공유 드리고자 합니다. 고민 끝에 조금은 진부할 수 있지만 한 번은 짚고 넘어가야 할 필수 업무, 회의 '잘'하는 방법에 대해 이야기하고자 합니다. 총 4가지 정리했습니다.


1. 회의는 왜 시간 낭비가 되었나?

먼저, 앞서 말씀 드렸듯이 회의는 조직에서 꼭 필요한 필수 업무입니다. 여러 사람이 의견을 모으거나 공유하는 것은 '더 나은 결과'를 내기 위해 꼭 필요한 일이기 때문이죠. 그러나, 이러한 핵심 기능을 잃고 그냥 루틴한 하나의 업무로 자리 잡은 회의는 형식에만 갇혀버렸습니다. 오늘날 회의 단상은 자발적인 참여자가 부재하고 어떤 이야기를 나눌지에 대한 고민도 없이 참석하며, 의견을 내는 사람이 특정 지어지면서 아무런 역할 없이 자리를 지키는 참석자가 대부분이게 되었습니다. 회의에 의미를 느끼지 못하는 참석자들은 괜한 일에 시간을 빼앗겨 진짜 해야 할 일을 못하고 있다는 생각을 하고, 이는 스트레스로 느껴지기도 하죠. 뿐만 아니라, 능동적으로 대화를 이어가는 참석자들 중에도 같은 이야기만 몇 번을 주고 받다 끝나는 경우도 많고 괜한 감정 소모를 하게 되기도 하는데요. 이는 모두 사전에 회의의 필요성을 느끼지 못하고 제대로 된 매뉴얼 없이 대화가 진행되기 때문에 나타나는 오류입니다. 회의도 커뮤니케이션의 한 방법입니다. 핵심과 목적을 동일하게 세우고 각자의 주장을 뒷받침할만한 근거만 준비되어 있어도 효율적이게 대화 할 수 있습니다. 이를 위해 필요한 3가지 방법을 알려드립니다.

2. 회의 전 : 일정과 아젠다는 미리 공유하기

"팀장님 일정 문제로 오늘 오전 11시에 주간회의가 실시됩니다." 이런 메시지 누구나 한 번쯤은 받아봤다고 생각합니다. 해야 할 업무를 중단하고 급히 회의를 우선으로 해야 할 때 갑자기 짜증이 나기도 하죠. 효율적인 회의를 위해 가장 중요한 시기는 회의 전입니다. 회의 일정에 맞춰 각자의 업무 우선순위를 조율해야 할 필요가 있습니다. 그래야 불필요한 일이라고 생각하지 않을 수 있습니다. 또한, 참석자들이 해당 회의 주제를 고민할 시간이 충분히 주어져야 합니다. 주제와 아젠다에 대해서 아무런 준비가 되지 않은 참석자는 그저 닥치는대로 업무를 해결하는 것 정도 밖에 되지 않습니다. 사전에 일정을 정하고 고민을 충분히 할 수 있는 아젠다를 공유하는 것은 팀원이 좋은 의견을 낼 수 있도록 하는 배려와 독려입니다. 또한, 회의 중 핵심이 담긴 의견을 교환할 수 있는 가장 큰 노하우입니다. 

3. 회의 중 : 회의록 작성

사전에 아젠다가 공유되고, 각자의 의견을 정리한 참석자가 한 자리에 모인 회의 중에는 기록이 가장 중요합니다. 커뮤니케이션의 가장 큰 문제는 '휘발성'입니다. 10분만 지나도 기억나지 않는 대화가 더 많아집니다. 이로 인해, 항상 일방적으로 참석자들에게 '그래서 오늘 회의의 결론은 뭔가요?'라는 질문을 하게 되죠. 서로 나눈 의견의 흐름을 정확히 이해하지 못한 채 결론만 챙기게 되는데요. 함께 생각의 흐름을 정리하고 이해하며 답을 찾는 것이 이상적인 회의 방식입니다. 모든 대화를 다 담을 필요는 없지만 추후에 어떤 의견이 오갔는지 이해할 수 있도록 회의록을 잘 작성해야 합니다. 회의록은 사전에 준비한 아젠다 중심으로 의견을 먼저 정리하고 회의 마무리 단계에서 발의된 의견의 카테고리를 분류하여 재정리, 마지막으로 결론과 함께 요약 내용을 간략히 정리하면 좋습니다. 이 때 모두 두괄식으로 정리하면, 추후 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있는 회의록이 완성됩니다.

(동시 편집을 이용한 회의록 작성, '@'키를 이용한 할 일 등록)

4. 회의 후 : 책임과 업무 분할

“애플의 효과적인 회의는 다 업무 리스트가 있어요. 각 업무의 옆에 DRI(Directly Responsible Individual) 이름이 적혀 있죠.” 책임과 업무 분할은 스티브 잡스가 고집한 회의 방식 중 하나입니다. 잡스는 항상 '책임 사고방식'을 전제로 '누군가가 반드시 한 가지씩은 업무를 맡도록 하여' 조직을 이끌었습니다. 회의 중 나온 의견에도 이 일의 책임자는 반드시 있다며, 모두가 업무의 책임자를 알 수 있도록 DRI를 회의록에 같이 공유했습니다. 콜라비 서비스 또한 '할 일과 담당자'에 대한 중요성을 알고 관리에 효과적인 기능을 넣었습니다. 이슈 페이지에 회의록을 작성하면서 '@'키를 이용해 바로 할 일을 등록하고, 등록된 할 일은 목록을 따로 모아 볼 수 있어 진행단계와 담당자를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이 외에도 이슈 페이지 내에서 실시간 동시편집이 가능하고 '@'키를 이용해 페이지 내에 일정 등록/의사결정 요청/파일 공유 등 회의 시 발생하는 주요 업무 내용을 종류별로 정리할 수 있어 회의록을 시각적이고 구체적으로 정리할 수 있습니다. 콜라비 이용자라면 이 기능을 통해 회의록을 작성하고 업무 관리를 해보는 것도 좋을 것 같습니다. 결론적으로, 회의는 단순히 '회의 중'에만 의미 있는 것이 아니라는 점을 이야기하고 싶었습니다. 오히려, 회의는 핵심만 주고 받으며 짧게, 준비는 철저히, 회의 후에는 성과로 직결되는 행동이 이어져야만 합니다. 이를 위해서도 준비 단계부터 담당자에게 책임을 부여하고 의미있는 아젠다가 완성될 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 오늘 전해드린 작은 노하우가 정체된 조직의 새로운 방향이 되기를 바랍니다.


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