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Vol.15 : 야근이 사라지는 업무 노하우

9월 9일 업데이트됨


야근이 사라지는 업무 노하우

1단계 :  업무 마감일 정하기

2단계 : 이메일은 한 시간에 한 번만, 메신저 알림은 Off! 3단계 :  불필요한 미팅은 최소화하기 4단계 :  실행하기 (Feat. 협업툴 콜라비)

1단계 : 업무 마감일 정하기

미국의 유명 전기 작가인 에드먼스 모리스는 '애디론댁 산맥의 여름새'의 저자 '루스벨트'를 독특하게 설명합니다. '그의 관심 영역은 권투, 레슬링, 보디빌딩, 댄스 강습, 시 강독 그리고 평생에 걸쳐 집착한 박물학 등 산만하기 그지 없는 활동을 했으나 미국에서 가장 박식한 젊은 박물학자다.'라고 말하는데요. 실제 다양한 대외 활동으로 인해 그가 학업에 몰두하는 시간은 일과의 4분의 1을 넘지 않았다고 합니다. 그렇다면 성적이 나빠야 마땅하지만 하버드 대학 내에서 그의 학업 성적은 매우 뛰어났다고 합니다. 그의 비결은 오직 8시 30분부터 오후 4시 30분까지 여덟 시간 동안은 엄청난 집중력으로 공부에만 몰두한 점이라고 하는데요. 이를 위해 그는 필요한 몰입의 정도에 따라 과제의 우선 순위를 정하고 각 과제의 소요 시간을 추정했습니다. 그리고 실제 과제 실행 단계에서는 추정 시간보다 훨씬 적은 시간을 목표로 데드 라인을 설정해 주변에 그 기한을 미리 공유했습니다. 이는 우리가 프로젝트를 언제까지 완성할건지 데드 라인을 정해 공지하는 것과 같습니다. 이 방법은 산만함을 줄이고 몰입을 가능하게 해, 업무 시 발생하는 무료함과 새로운 자극에 대한 욕구를 견디는 힘을 만들고 몰입을 돕습니다. 이렇게 업무에 몰입하면 생산성이 극대화되어 좋은 결과물을 빠르게 낼 수 있습니다. 


2단계 : 이메일은 한 시간에 한 번만, 메신저 알림은 Off!

필요할 때 질문에 대한 답이나 특정한 정보를 즉시 얻을 수 있다면 적어도 그 순간에는 일이 수월해집니다. 답신을 보내는 행위를 함으로써 생산성에 만족을 느끼기도 합니다. 그러나 이러한 즉각적인 업무는 실제 산만함을 일으키고 생산성을 저하합니다. 주어진 과제에 몰두하여 해결해도 완성도 높은 결과물을 내기 어려운데 커뮤니케이션에만 시간을 쏟으면 정작 해야 할 일은 제대로 하지 못 하는 상황이 벌어지죠. 때문에, 이메일 확인 시간을 일정하게 정하고 메신저 알림은 본인을 특정 호출한 경우에만 확인할 수 있도록 설정하고 다른 내용의 알림 꺼놓기를 권합니다. 업무 시간만큼은 해야 할 일에 집중하여 일을 끝내는 것이 중요합니다.

3단계 : 불필요한 미팅은 최소화하기

하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review)에 따르면 기업들은 연간 30억개의 미팅을 가지며, 기업의 임원들은 그들의 40~50%의 시간인 23시간 정도를 매주 미팅에 투자하고 있습니다. 미팅에 참여하는 90%의 직원들은 미팅 중에 다른 생각에 잠겨있었다고 고백, 73%가 다른 업무를 보고 있었다고 인정했는데요.결과적으로 의미 없이 너무 많은 미팅을 가지는 것은 미국에서만 370억 달러(대략 45조원)의 기업적 손해를 입히고 있는거죠. 국내 역시 예외는 아닙니다. 많은 직원들이 미팅을 위해 자료 조사를 하고, PPT를 만들고, 발표를 준비하는 것과 같은 '미팅 준비'에만 너무 많은 시간을 할애하고 있습니다. 이러한 불필요한 형식을 제거한다면 미팅은 지금보다 간단하게 진행되고 마무리 될 수 있습니다. 미팅은 핵심만 간결하게 하는 것이 중요합니다. 특히, 형식에 갇혀 미팅을 위한 업무에 매몰되어 버리면 중요한 일을 못 하게 되어버리니 이 부분을 꼭 개선하길 바랍니다.

4단계 : 실행하기 (Feat. 협업툴 콜라비)

혹시 앞서 설명했던 3가지 단계의 공통 키워드를 인지하셨나요? 바로 '몰입'입니다. 몰입은 정해진 시간 내에 업무 결과를 최대로 끌어낼 수 있는 열쇠입니다. 그러나 먼저 설명드린 3가지 단계는 실질적으로 실행하기 어려운 부분이 있는데요. 대다수의 기업 문화와 정반대되는 방법이기 때문입니다. 의지만으로는 어려운 업무의 몰입을 위해 다양한 업무 생산성 도구가 나타났습니다. 콜라비도 '몰입'을 위한 생산성 도구 중 하나입니다. 콜라비 내의 할 일 관리 기능을 통해서 데드 라인을 정하고 진행 상태를 체크 하면서 업무를 관리할 수 있습니다. 또한 이메일이나 메신저 소통을 대신하는 노트 기반의 비동기 커뮤니케이션 기능도 있죠. 실시간 동시 편집 기능을 통해 미팅 시 의견을 빠르게 공유할 수 있는 기능은 물론 캘린더 기능을 통해 미팅 일정을 가시적으로 관리할 수도 있습니다. 몰입을 위한 업무 체계를 잡고 싶은 분이라면, 콜라비를 이용해 개선해보길 바랍니다.

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