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하이브 마인드 제거를 위한 업무 협업툴

4시간 전 업데이트됨

직장인을 대상으로 한 여러 조사 결과 대부분이 소통 업무에 갇혀 있는 것으로 나타났다. 구체적으로 이메일, 단톡, 슬랙 같은 인스턴트 메신저를 평균 6분에 한 번씩 확인하고, 수신함은 하루 평균 77번, 가장 심한 경우 매일 400번 넘게 확인하는 것으로 드러났다. 이렇게 이메일을 주고받는 데 하루에 3시간 이상을 쓴다. 이렇다 보니 언제 어디서 단톡과 메일로 호출될 지 몰라 항상 긴장 상태를 유지한다. 가장 큰 문제는 이 지속적인 소통이 일에 집중하는 시간을 수시로 방해한다는 것이다. 활동 과잉, 하이브 마인드


일과 생산성, 디지털 문화의 전문가인 칼 뉴포트(Cal Newport)는 자신의 저서 '하이브 마인드'에서 업무 중 수시로 주고받는 메시지의 문제점을 지적한다. 그가 지적한 문제는 '일'에서 '일'이 아닌 '일'에서 '대화'로 다시 '일'로 맥락의 전환이 이루어지는 점에서 출발한다. 이는 주의력 분산의 원인이 되고 정작 중요한 업무에 몰입할 수 없게 만든다. 이로 인해 결국 조직 전체의 생산성도 떨어진다. 칼 뉴포트는 이 문제를 ‘하이브 마인드 활동과잉 hyperactive hive mind’이라는 새로운 개념으로 정의했다. 하이브 마인드란 이메일이나 인스턴트 메신저 같은 디지털 의사소통 도구를 비체계적이고 무계획적으로 이용한 업무 흐름을 뜻한다. ​ “사람들은 이메일에 답하는 걸 진짜 일과 혼동해요”



이 하이브 마인드의 주 원인은 진짜 일과 하이브를 혼동하면서 일어났다. 대부분의 직장인들이 이메일을 작성하고 모두에게 참조를 걸고 ‘나는 이만큼 일하고 있어요’라는 메시지를 전한다. 수시로 울리는 메신저에 답변하는 일을 자신의 본업이라고 오해한다. 그래서 더욱 메신저 답변에만 매달리게 된다. 이로 인해 정작 자신이 해야 할 일은 다 하지 못 한 채 일과를 마무리하게 되는 경우도 많다. 뇌의 기능을 차단하는 '하이브 마인드'



그런데 이게 왜 문제가 되는 걸까? 이렇게 끊임없이 의사소통을 해야 하는 상황을 뇌가 따라갈 수 없기 때문이다. 일하다 말고 수신함이나 채팅창을 확인하러 가는 매 순간, 뇌는 인지적인 맥락 전환을 수행한다. 시간이 걸리고 다시 하던 일로 돌아갔을 때 맥락 전환의 여파로 집중력이 떨어진다. 명확한 사고 능력이 저하되고, 피로감과 불안감도 야기한다. 그럼에도 불구하고 하이브 마인드 즉 활동과잉은 언뜻 쉽고, 편하고, 탄력적으로 느껴지기도 한다. 하지만 이 때문에 정작 중요한 일에 활용할 수 있는 뇌의 능력이 저하된다. 업무 절차를 정한다



그렇다면 어떻게 이메일과 단톡 과부하에서 벗어나, 중요한 일에 집중하고 생산성을 올릴 수 있을까? 칼 뉴포트는 이를 해결하기 위해서는 한 번에 하나씩 과제를 끝내는 것이 중요하다고 말했다. 방해 요인이 무엇이든 가치를 생산하는 일에 몰두할 수 있는 방법이다. 다음 과제로 넘어가기 전에 한 과제에 몰두 할 수 있어야 보다 효율적으로, 그리고 효과적으로 일 할 수 있다. 이를 위해 업무 절차를 정확하게 계획하는 일이 필요하다. 협업자들과 실시간 공유가 가능한 공간에 협업 단계별 역할과 업무를 정한다. 세부적으로는 각 팀에서 어떤 일을 해야 하고, 관련 파일이 어디에 있고, 누가 어떤 일을 맡아야 하며 일을 마친 후 어떻게 해야하는 지도 정한다. 이는 주 업무에 몰두할 수 있고 불필요한 커뮤니케이션을 감소시킨다. ​ 칸반 보드를 이용한 업무 절차 설계



다음으로는 계획된 업무 절차가 제대로 진행되고 있는지 투명하게 공유하는 공간이 필요하다. 가장 대표적인 방법이 칸반 보드를 이용한 공유다. 칸반을 이용할 때 흔히 칠판을 두고 '계획' '준비' '보류' '진행' '완료'로 5가지 열을 나눈다. 각 열에는 업무별 카드를 이동시키며 진행 상태를 공유한다. 이메일을 통해 커뮤니케이션 했던 세부적인 내용도 카드에 기록해놓는다. 이를 통해 누구의 어떤 업무가 보류 중인지 진행 중인지 메일이나 메신저를 이용하지 않아도 알 수 있다. ​ 협업툴을 이용한 개선 방법



이러한 칸반 기능의 필요성이 공감되면서 대부분의 협업툴도 칸반 기능을 갖추게 되었다. 나아가 칸반 보드 기능 뿐 아니라 앞서 설명한 '일'과 '대화'의 맥락 전환을 최소화하는 기능도 갖추고 있다. 크게 원페이지 협업툴, 프로젝트 관리 툴, 비동기 커뮤니케이션 툴 등 다양한 형태의 툴이 있다. 원페이지 협업툴의 경우 문서 한 장에서 업무와 관련된 파일, 의견, 할 일, 의사결정을 모두 공유하면서 불필요한 대화를 최소화한다. 모든 업무를 기록하고 할 일, 일정, 파일 등은 콘텐츠화 되어 따로 분류되기까지 한다. 콜라비(Collabee)나 노션(Notion)의 경우 칸반 기능도 지원하고 있어 문서 진행 상황을 쉽게 파악할 수도 있다. 칸반 기능만 고도화 된 프로젝트 관리 툴도 있다. 대표적으로 트렐로(Trello)는 폴더 개념의 보드에서 칸반과 카드를 이용해 진행 상황과 이슈 내용을 공유한다. 이메일과 메신저의 산발적인 알림에서 벗어날 수 있는 트위스트(Twist)라는 비동기 커뮤니케이션 툴도 있다. 장문형 메시지, 빠르고 짧게 공유되어야 하는 메시지를 주고 받는 영역이 나뉘어 목적에 맞는 커뮤니케이션 방식을 운영할 수 있다. 이 외에도 다양한 협업툴이 '본업에 집중하는 환경', '업무적 맥락 전환을 최소화 하는 환경'을 목적으로 하이브 마인드를 제거하는 다양한 기능을 갖추고 있다. ​ 일에 몰두할 수 있는 조직 오래된 업무 습관은 개인의 의지나 규칙만으로는 개선하기 어렵다. 무엇보다 조직의 오래된 업무 습관은 조직원 전체가 움직여야 하기 때문에 더욱 쉽지 않다. 이를 위해서는 규칙과 함께 업무 시스템 도입을 통한 개선이 가장 효과적이다. 새로운 규칙과 시스템을 적절히 활용하면 모든 팀원들이 참여할 수 있는 환경이 만들어지기 때문이다. 업무 생산성에 대해 고민인 조직이라면 다각도 노력을 통해 '일에 몰두할 수 있는' 조직 문화를 형성하길 바란다. ​ 더불어 칼 뉴포트는 이 외 뇌의 능력을 최대로 끌어올릴 수 있는 방법, 조직 내 몰입을 끌어낼 수 있는 규칙에 대해 이야기 하며 하이브 마인드에서 벗어나는 방법을 제시한다. 그가 제시한 방법은 저서 '하이브 마인드'에서 확인할 수 있다.

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