팀 리더들을 위한 '문서기반 협업툴 콜라비' 활용 가이드
최종 수정일: 2022년 1월 6일
모든 워크플로우를 한 페이지에 담은 문서기반 협업툴, 콜라비!
슬랙의 커뮤니케이션 기능과 노션의 업무 관리 기능을 한 페이지에 담은 문서기반 협업툴 콜라비. 콜라비는 워크플로우에서 일어난 생각과 의견, 할일, 일정, 의사결정, 파일을 모두를 기록만 하면 원하는 뷰로 정리됩니다. 칸반, 캘린더, 할일 목록, 파일함 등으로 기록된 내용을 종류별로 볼 수도 있고 한 장의 문서로도 볼 수 있습니다.
콜라비 기능을 실제 업무에 어떻게 활용할 수 있나요?
대략적인 기능에 대해서는 이해했지만, 실제 업무에 어떻게 적용할 수 있는지 궁금한 분들이 많을텐데요. 회사에서 자주 일어나는 예시를 통해 설명드리겠습니다 😃
Q1. 4분기 마케팅 프로젝트는 어떻게 진행되고 있지?
A1. 원하는 프로젝트 협업공간 접속 ► 칸반 모드 ► 세부 프로젝트 진행 단계 '아이콘'으로 확인
팀장님들이 가장 많이 하는 질문 중 하나가 '그 업무 어떻게 진행되고 있나요?'인데요. 매번 메신저나 구두로 묻는 일은 참 번거롭습니다. 질문을 하는 분도 그렇지만, 질문을 받는 분도 메신저나 구두로 진행 상황을 설명하는 일이 비효율적일 수 있어요. 특히, 재택근무 환경에서는 이런 질문을 메신저로만 하게 되니 답장을 쓰느라 시간을 다 허비하는 경우도 많죠. 콜라비에서는 '어떻게 진행되고 있나?'하는 물음이 생기자마자 관련된 협업공간을 클릭해 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 칸반에 표기된 진행 상태 아이콘으로 직관적인 파악이 가능하죠.
Q2. 프로젝트에 이슈 사항은 없나?
A2. 프로젝트 이름 클릭 ► 세부 내용 확인
칸반에서 원하는 프로젝트 이름을 클릭하면 이슈 페이지가 열립니다. 이슈 페이지에는 실무자가 업무 어떤 흐름으로 업무를 진행했는지 쉽게 알 수 있습니다. 텍스트로만 기입되지 않고 표, 할일 박스, 파일 박스, 첨부한 링크 위젯 등 업무 내역을 블록을 쌓듯 기록했기 때문인데요. 업무 중 발생한 커뮤니케이션 내역도 오른쪽 댓글 창에서 확인이 가능합니다. 함께 업무를 하지 않았지만 생생히 기록된 업무 흐름으로 인해함께 일한 것처럼 상황을 잘 이해할 수 있습니다.
Q3. 내가 줬던 업무들은 잘 하고 있나?
A3. 할 일 목록 ► 아이콘으로 진행 상태 확인
단순히 메신저나 구두로 업무를 전달하지 않고 콜라비로 업무를 전달하면 모두 기록이 남습니다. 할 일이 전달되는 동시에 담당자에게 알림이 울립니다. 담당자도 본인의 담당 업무를 할 일 목록을 통해 확인할 수 있습니다. 진행 상황에 따라 아이콘으로 업데이트하고 의사결정이 필요한 경우 확인 요청을 보낼 수 있죠.
Q4. 협업툴에서 결재도 가능할까?
A4. 의사결정 목록 ► 요청 받은 의사결정 확인 ► 클릭 후, 승인 or 반려와 의견 추가
팀원들이 요청한 의사결정도 알림과 함께 목록으로 정리됩니다. 요청받은 의사결정마다 관련된 이슈가 연결되어 있어 자세한 내용은 클릭만으로 확인할 수 있습니다. 승인 혹은 반려 2가지로 결정할 수 있고, 의견을 곧바로 남길 수도 있습니다.
프로젝트 리더, 팀의 리더 등 모든 리더 분들은 조직원 전체의 업무 현황을 세세하게 파악하고 업무가 빠르게 진행될 수 있도록 하는 것이 가장 큰 역할인데요. 이 때, 매번 질문을 통해 확인해야 하는 번거로움이 있죠. 콜라비를 활용하면 묻지 않고도 알고 싶은 모든 것을 알 수 있습니다. 이를 통해 실무자와 리더 모두 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 효율적으로 소통할 수 있는 있습니다. 이번 활용 가이드를 통해 업무 효율을 더욱 높일 수 있길 바랍니다 😊