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그룹웨어를 선택하지 말아야 할 5가지 이유

9월 9일 업데이트됨



그룹웨어(Groupware)라는 단어는 주로 한국에서만 쓰는 단어라는 사실 아시나요? 미국이나 유럽에서는 그룹웨어라는 단어보다는 Collaboration Suite라는 단어를 일반적으로 썼습니다. 여기서 '썼다'라는 단어에 주목하셔야 하는데요. 과거형으로 표현한 이유는 이제는 더 이상 Collaboration Suite 만을 사용하지 않기 때문입니다. 해외 기업들은 그룹웨어 처럼 여러 기능이 한 곳에 물리적으로 모아져 있는 서비스가 협업의 효율성과 업무 생산성을 올리는 것이 불가능함을 10년 전부터 인지했습니다. 이후, 목적 중심으로 여러 서비스 도입하여 사용하기 시작했는데요. 예를 들어, 컨텐츠의 저장을 위해서는 Dropbox, 내부 커뮤니케이션을 위해서는 Slack, 내부 협업을 위해서는 협업툴(Team collaboration tool)을 도입하고 있습니다. 2019년 테이블 기반 협업도구인 Smartsheet에서 미국 내 1,000여명의 CIO를 대상으로 한 설문 조사에 따르면 평균 5개 이상의 생산성 도구를 함께 사용한다고 합니다. 이번 포스트에서는 국내에서는 아직 협업도구의 대명사로 인식되고 있는 그룹웨어(Groupware)로 왜 업무 효율과 생산성을 높이기 어려운지에 대해서 설명드리도록 하겠습니다.



1. 도입 목적에 맞는 서비스 DNA

대부분 새로운 서비스를 도입할 때 기능 유무를 기준으로 평가하고 있습니다. 그러나 이와 같은 평가 방식은 목적에 맞는 서비스를 도입하기 위해서는 적합하지 않습니다. 최근 메신저, 이메일, 협업툴, 클라우드 스토리지 등 서비스들이 동일한 기능을 제공하기 때문입니다. 가령, 파일 전송이라는 기능은 메신저, 이메일, 클라우드 스토리지, 협업툴에서 모두 제공하고 있습니다. 그렇기에 서비스 도입 전, 아래 2가지 질문을 기준으로 검토해보길 권합니다.

먼저, 해당 툴을 도입하는 목적이 무엇인지에 대한 내부적인 합의가 있어야 합니다. 조직 내에서 현재 소통이 잘 되고 있는지, 업무 관리나 협업이 잘 되고 있는지, 외부 커뮤니케이션을 위한 도구가 필요한지 질문합니다. 두 번째로는 해당 서비스가 우리 기업의 어떤 문제를 해결해 줄 수 있는지 서비스 DNA를 파악해야 합니다. 이를 기반으로 상세한 분류를 보면 아래와 같습니다.


위의 질문을 바탕으로 내/외부 협업이 목적인 기업이라면 문서 기반의 원페이지 협업툴인 콜라비를 선택하는 것이 적합하다고 볼 수 있습니다. 만약 내부 커뮤니케이션이 목적이라면 최근 출시된 콜라비 메신저가 좋은 대안이 될 수 있습니다.



2. 컨텐츠와 데이터의 연동

나는 분명히 동료에게 할 일을 할당하고 일정을 공유했는데, 담당자는 이 내용을 확인할 수 없다면 어떤 일이 발생할까요? 데이터와 컨텐츠가 서비스 내에 연결되고 통합되지 않으면 이런 시나리오가 자주 발생할 수 밖에 없습니다. 하나의 서비스가 주요 기능끼리 연동되는지는 협업 시 가장 필수적인 요소입니다. 그룹웨어는 최소 5~6개, 최대 10~20여 개의 서비스들을 하나로 묶어서 제공합니다. 많은 서비스가 묶여있지만 최초 설계 의도 자체가 물리적으로 서비스를 모아 놓는 것에만 있었기에 서비스 별로 데이터가 연동되지 않습니다.

반면, 콜라비는 콜라비 내의 모든 데이터가 연동되어 있습니다. 문서 내에서 생성한 일정과 동료에게 할당한 할 일을 공유 캘린더나 할 일 관리 탭에서 별도로 확인할 수 있습니다. 일정이든, 할 일이든, 멘션이든, 의사결정이든, 파일이든 관계없이 모든 데이터는 연결되고 별도로 모아볼 수 있습니다. 내부 데이터 연동 기능으로 콜라비 사용자는 평균 8.96초안에 원하는 데이터를 찾을 수 있습니다.



3. 글로벌 트렌드

시대에 따라 일 하는 방식이 변화하고 밀레니얼 세대의 등장하면서 구성원의 성격도 변하고 있습니다. 과연 30년 전 등장한 그룹웨어가 이렇게 역동적으로 변하고 있는 업무 문화와 방식에 대응이 가능할까요?

특히 최근 코로나19 사태로 인해 재택근무와 언택트 방식이 보편화되면서 변화된 시대에 맞는 도구를 찾는 고민이 절실해졌습니다. 2020년대 가장 효과적인 협업 도구로 평가되는 문서 기반의 협업툴입니다. 문서 기반의 원페이지 협업툴은 노션(Notion), 코다(Coda), 슬라이트(Slite), 클릭업(Clickup) 그리고 콜라비(Collabee)가 있습니다. 생산성 도구 선택 시에 해당 서비스가 글로벌 트렌드를 제대로 반영하는 서비스 인지 한번 검토하시길 권해드립니다.



4. 지속적인 서비스 업그레이드

뉴노멀 시대에 언택트 솔루션이 필요해지는 것처럼 일하는 방식이 급격히 변해감에 따라 서비스도 변해갑니다. 서비스 도입 검토 시 해당 서비스가 트렌드의 변화에 따라 얼마나 빨리 새로운 기능을 제공하는 지는 결국 업무 생산성 향상과 직결됩니다. 그룹웨어는 30년 전에 최초 등장 후 지금까지 큰 변화없이 유지되고 있습니다. 메일, 메신저, 전자결재, 게시판, 캘린더 같은 형태로 말이죠. 협업툴 콜라비는 메이저 업데이트가 일년 평균 2~3회가 될 정도로 새로운 트렌드를 반영해 새로운 기능을 빠르게 반영하는 서비스 입니다. 클라우드 기반의 서비스기에 별도로 설치나 배포가 필요하지 않아도 매번 새로워지는 서비스를 동일한 가격으로 만나보실 수 있습니다.



5. 전자결재

전자결재는 국내 기업 환경에서 필수 불가결한 존재가 되었습니다. 많은 기업들이 각 사의 업무 방식과 결재 라인에 따라 다양한 서식을 사용하고 있습니다. 하지만, 협업의 시대에 전자 결재가 여전히 필요한 기능인지 생각해 볼 필요가 있습니다. 수직 계열화 된 조직에서 결재는 상사의 동의를 얻는 기본적인 수단이었습니다. 그러나 각 분야의 전문가가 평등하고 민주적으로 빠르게 협업하는 현대 사회에서 결재 승인만을 기다려야하는 방식은 일의 속도를 늦추는 원인이 됩니다. 단, 비용이나 예산 등 사내 ERP와 연동이 필요한 기업의 경우에는 전자결재가 꼭 필요한 기능입니다. 하지만 그렇지 않다면 과감하게 간소화 된 워크플로우로 대체하는 것을 추천드립니다.

협업툴 콜라비는 의사결정 기능을 제공합니다. 기본적인 컨셉은 전자 결재와 동일합니다. 동료가 의사결정이 필요한 사항을 정리하여 관련자에게 승인, 반려 여부에 대한 결정을 요청하는 것입니다. 콜라비 의사결정 기능은 전자결재 대비 훨씬 가볍고 의사결정의 진행상황을 한눈에 모아서 볼 수 있다는 특징이 있습니다. 콜라비의 이 기능은 의사결정 과정을 간소화하고 업무의 속도를 높일 수 있습니다.



그룹웨어는 오랜 기간 국내 기업들이 애용해 온 생산성 도구 입니다. 그 만큼 폭넓게 도입되고 있는 서비스이죠. 하지만 다수의 선택이 언제나 옳지 않은 것처럼 변해가는 업무 환경에 최적화된 생산성 도구를 먼저 선택하는 것만으로 경쟁사보다 앞서 나갈 수 있는 계기가 됩니다. 그리고 그 강력한 선택지로 협업툴 콜라비가 있다는 점 기억해주시길 바랍니다.


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