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아사나(Asana)보다 콜라비를 선택해야 하는 이유 4가지

9월 9일 업데이트됨



최근 실리콘 밸리에서 가장 핫한 협업툴 아사나(Asana), 노션(Notion), 트렐로(Trello), 슬랙(Slack)이 국내에서도 새롭게 주목받고 있는데요. 국내에서 재택근무와 스마트워크가 빠르게 확산되면서 생겨난 변화인 것 같습니다. 특히 아사나는 할 일 관리를 시각적으로 할 수 있어 조직의 생산성 도구로 인정 받고 있습니다. 그러나 해외에서 인정 받은 툴이 우리 기업에서도 유용하게 사용될까요? 글로벌 협업툴은 한국 기업 문화와 적합하지 않은 부분이 많고 UI 측면에서 어렵게 느껴지는 경우가 더 많습니다. 때문에 요즘은 국내 협업툴도 새롭게 인정받고 있는데요. 오늘은 실리콘 밸리를 대표하는 협업툴 아사나와 한국을 대표하는 원페이지 협업툴 콜라비를 전격 비교하며 기업의 적합성을 확인해보고자 합니다.



먼저, 아사나와 콜라비는 공통적으로 칸반 보드를 통한 프로젝트 관리가 가능하고 일정, 세부적인 할 일을 시각적으로 파악할 수 있는 기능을 갖추고 있습니다. 그러나 같은 듯 하면서도 큰 차별점이 있는데요. 지금부터 업무 생산성 증대를 위해 필요한 주요 기능을 기준으로 차이점을 살펴보겠습니다.


1. 업무 구조화 방식

아사나와 콜라비의 가장 큰 차이점은 업무 구조화 방식입니다. 이는 동서양의 사고 방식과도 맞닿아 있습니다. 리처드 니스벳의 '생각의 지도'에서는 서양인은 '개별 사물을 전체 맥락에서 떼어내어 분석하는 접근, 사물을 다스리는 공통의 규칙을 발견'하는 사고 방식을 가졌다면, 동양인은 '집합 주의적, 상호 의존적 특성으로 세상을 보다 넓게 종합적으로 보는 시각, 어떤 사건이든지 수많은 요인들과 복잡하게 얽혀 있는 것으로 보는 견해'를 가졌다고 설명합니다. 이는 샌프란시스코에서 탄생한 아사나와 한국에서 탄생한 콜라비의 업무 구조화 방식과도 통합니다. 아사나는 카드 형식의 정형화 된 업무 템플릿이 있습니다. '할 일, 마감기한, 메모' 등 정해진 템플릿에 맞춰진 업무 내역만 입력과 관리가 가능합니다. 반면에 콜라비는 필요한 업무를 자유로운 형태로 입력하면 '할 일, 일정, 의사결정, 파일' 등의 업무 콘텐츠가 자동으로 칸반과 목록으로 정리됩니다. 먼저 하고자 하는 일을 먼저 구조화한 후 업무를 시작하는 서양 문화와 자유로운 사고에서 일을 시작하여 업무를 점차 구조화하는 동양 문화가 반영된 구조라고 할 수 있습니다.


2. 업무 및 성과 관리

아사나는 프로젝트 관리를 위해 최적화된 협업툴입니다. 달리 말하자면, 프로젝트 관리만 가능한 툴이라고도 할 수 있습니다. 업무 기록 공간을 크게 보드로 구분하고 있으며, 보드 내에서는 프로젝트 별 진행 상황을 칸반이나 그래프, 일정표로 나타내고 있죠. 세부적으로는 우선 순위와 마감 기한, 담당자를 지정할 수 있고 유료 이용 시 업무 상태나 진행 단계까지 표로 쉽게 확인할 수 있습니다. 하지만 아사나에서 관리하는 프로젝트는 모두 노트에 할 일을 메모하듯 수기 입력으로 정리해야 합니다. 때문에 업무 내역을 별도로 정리하는 단계가 필요합니다. 이는 또 하나의 업무가 될 수 있습니다.

그러나, 콜라비는 워크플로우의 모든 영역을 담고 있는 올인원 협업툴입니다. 기본적으로 이슈 페이지에 업무 중 기록된 할 일과 프로젝트 내용이 자동으로 칸반이나 목록으로 정리됩니다. '이슈 페이지'는 문서 형태인데 워크플로우에서 생긴 모든 아이디어 커뮤니케이션을 기록할 수 있습니다.

단순히 텍스트로 기록하는 것이 아니라 '@'키를 이용해 할 일, 일정, 파일, 의사결정, 담당자 콘텐츠를 모두 입력할 수 있죠. '할 일'로 기록한 내용은 자동으로 할 일 목록에 정리되며 아이콘을 통해 진행/중단/확인요청/완료까지 나타낼 수 있습니다. 또한, 할 일은 담당자를 지정하여 서로 주고 받을 수 있기 때문에 협업 시 업무 관리에 유용하게 쓰이고 있습니다. 나아가 이슈 페이지도 발의/진행중/중단/완료 단계로 진행 상황을 칸반 형태로 볼 수 있습니다.


3. 팀 커뮤니케이션

아사나는 리스트를 클릭하면 생성되는 팝업 창에서 업무 담당자를 지정하고 마감 기한을 설정하며 댓글로 커뮤니케이션을 진행합니다. 댓글에서는 '@'키를 이용해 담당자를 호출할 수도 있지만 많은 댓글이 오가면 시각적으로 커뮤니케이션 내역을 파악하기 어려워집니다. 실제 SNS 형식의 댓글과 동일한 구조로 대화를 이어가기 때문에 업무 의견을 주고 받기에는 적합하지 않습니다.

콜라비는 이슈 한 페이지에 모든 워크플로우를 담고 있습니다. 물론 커뮤니케이션 내역도 포함하고 있습니다. 좌측 댓글 영역에 자유롭게 의견을 입력하고 '@'키를 이용해 상대를 호출할 수 있습니다. 내가 호출이 된 댓글은 노란색 아이콘으로 별도 구분이 되어 '나에게 중요한 커뮤니케이션 내역을' 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한, 이슈 페이지와 연동된 콜라비 메신저를 통해 중요 대화를 클릭 몇 번만으로 이슈 페이지 댓글 영역에 기록할 수 있습니다. 아이디어, 의사결정, 할 일, 일정 등 일하면서 일어나는 모든 내용을 한 페이지에 담을 수 있다는게 콜라비만의 가장 큰 차별점이라고 볼 수 있습니다.


4. 기업 적합성

아사나는 현재 클라우드 형태 서비스만 제공합니다. 때문에 국내 대기업에서 중요하게 관리되는 보안 기능은 매우 약합니다. 특히 다수의 인원이 이용하기에는 클라우드 형태는 불안정할 수밖에 없습니다. 이는 해외 서비스의 가장 큰 단점이기도 한데요.

콜라비는 클라우드, 프라이빗 클라우드, 구축형도 제공하고 있기 때문에 소규모 스타트업부터 대기업까지 이용이 가능합니다. 특히, NAVER BUSINESS PLATFORM과 사업 제휴를 통해 국내 금융 및 공공 관련 규제 및 인증을 모두 획득한 NAVER CLOUD PLATFORM도 제공하고 있기 때문에 강력한 보안 규제도 준수하고 있습니다. 이는 아사나 뿐 아니라 여타 협업툴과도 가장 차별화 된 점입니다.


지금까지 아사나와 콜라비의 차이점을 크게 3가지 기준으로 살펴보고 우리 기업에 적합한지 확인해볼 수 있었는데요. 아사나 뿐 아니라 모든 협업툴의 장단점과 기능을 알고자 할 때도 같은 관점으로 비교 해보시면 좋을 것 같습니다.


좋은 협업툴을 사용하면 '업무 생산성이 높아지고 불필요한 커뮤니케이션이 줄며 개인의 능력이 향상' 됩니다. 정확한 잣대로 '좋은 협업툴'을 선택하여 기업이 더욱 성장할 수 있는 원동력이 되길 바랍니다.



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