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재택근무 중인 이종민 팀장의 말 못 할 고민

1월 27일 업데이트됨


이종민 팀장의 고민

A회사를 다니고 있는 이종민 팀장은 2개월째 재량 재택근무를 하고 있다. 팀장의 경우 주 3회, 팀원들은 서로 일정을 조율하여 주 1회만 내근한다. 썰렁한 사무실 분위기에 적응한지는 오래되었고 재택근무로 줄어든 출퇴근 시간도 잘 활용하고 있지만 한 가지 고민이 있다. 지난주 급한 업무로 B대리에게 전화를 건 이후부터 생긴 고민이다. 그 날 화들짝 놀라 전화를 받는 B대리가 뭔가 미심쩍어 추궁했더니 집이 아니라 부동산에 있다는 답이 돌아왔다. 급하게 계약을 해야해 어쩔 수 없었고 이번이 처음이라 덧붙였지만 이종민 팀장은 모든 직원들의 일과가 못 미덥게 느껴지기 시작했다. 혹여나 이런 문제가 생길까봐 매일 업무 일지를 받고 최대한 많은 소통을 하고자 노력했다. 그러나 8명의 인원과 매일 화상회의를 할 수도 없고 메신저나 일지 정도로는 업무 상황을 자세히 알기 어려웠다. B대리는 이전부터 업무 완성도가 떨어지고 진행 속도가 더뎌지고 있다고 느꼈지만 내근할 때는 열심히였기에 믿고 맡기려 했다. 그러나 그 날 전화 사건 이후로 B대리의 근태가 의심스럽기만 했다. 무엇보다 B대리 뿐 아니라 팀원의 절반 이상이 B대리와 비슷한 상태를 보였기에 모두 일을 제대로 하고 있는지 의심스럽기만 했다.


이종민 팀장이 가진 고민의 가장 큰 원인은 보이지 않으면 알 수 없는 개개인의 업무 상황이다. 업무 시간에 PC 앞에 앉아 있는지, 일을 얼마나 집중하고 있는지 알 방법이 없다는 점이다. 어떻게든 서로의 상황을 알고자 주기적으로 메신저를 보내고 화상회의를 열지만 일시적일 뿐이다. 또한, 이러한 방법을 통해 진짜 업무와 직결된 팀원들의 상황은 알 수 없다.


"월요일만 출근하면 돼요. 나머지는 휴가나 다름 없어요."

실제 재량 재택근무를 시행하고 있는 기업의 직원들은 종종 이런 말 실수를 한다. "월요일만 출근하면 돼요." 이 말은 재택근무를 아예 출근의 개념으로 생각하지 않는다는 의미를 내포하고 있다. 아예 일을 하지 않는 것은 아니지만 마음가짐에서부터 재택근무를 휴가로 받아들이는 팀원들이 많다. 이로 인해, 대부분의 리더들이 이종민 팀장과 같은 고민을 하고 있다.


B회사가 말하는 해결법

B회사는 이러한 문제를 인지하고 의견을 수렴하여 방안을 찾고자 했다. 처음에는 근무 시간 트래킹 솔루션을 도입할까 고민했지만 이 또한 업무와 직결된 근태를 파악하기는 어려웠다. 고민 끝에 협업툴인 콜라비를 도입하기로 했다. 무엇보다 다양한 방식으로 업무 진행 상황을 볼 수 있다는 점이 가장 필요한 기능으로 판단되었기 때문이다.



콜라비는 '이슈'라는 페이지에 업무 내용을 입력하면 실시간으로 내용을 볼 수 있다. 계속 보고 있지 않더라도 '업무 히스토리' 기능을 통해 시간대 별로 얼마나 진행했는지를 알 수 있다. 일일이 문서를 열어보지 않아도 칸반 기능을 통해 업무별 진행 상황을 빠르게 확인이 가능하다. 또한, 담당자와 마감기한을 지정해 할 일을 할당하면 아이콘으로 진행 상황을 볼 수 있다.


B회사에서는 특히 '할일 관리' 기능을 유용하게 이용했다. 마감 기한을 정해 담당자에게 업무를 할당하면 각자 책임감을 가지고 업무를 완수했다. 메신저 양도 훨씬 줄어들었다. 아이콘으로 업무 진행 상황이 실시간으로 업데이트 되고 메모를 통해 이슈를 빠르게 공유하다보니 '어떻게 되어가고 있냐'는 질문이 사라졌다. B팀장은 콜라비에 기록된 업무 내용을 기반으로 업무가 잘 되고 있지 않은 팀원과 빠르게 면담을 진행했다. 이를 통해, 조직의 정체를 막고 빠르게 개선할 수 있었다.


B회사도 처음에는 새로운 서비스를 도입하는 일이 망설여졌다. 기존에 이용하던 그룹웨어에서 서비스를 한 번에 전환하기도 어렵고 보편화 되기까지 오랜 시간이 필요할거라는 우려도 있었다. 때문에 기존에 이용하던 서비스와 연동이 되면서 직관적이고 사용성이 좋은 협업툴을 찾았다. 고민을 통해 콜라비를 도입한 이후 예상 외로 빠른 시일 내에 직원들의 만족도가 나타났고 재택근무도 원활해졌다. 무엇보다 리더들의 긍정적인 의견이 컸다. 팀원들의 과제를 효율적으로 관리하고 더욱 객관적으로 평가가 가능해졌다는 의견이었다.


B회사는 이종민 팀장과 같은 고민을 협업툴을 통해 해결한 사례라고 볼 수 있다. 새로운 서비스를 도입하는 일은 쉽게 결정 할 수 있는 부분이 아니다. 그러나 명확한 해결 방안이 새로운 서비스에 있다면 지체되는 시간을 아끼는 것이 더 중요하지 않을까. B회사의 변화는 단순한 우연이라고 보기에 어렵다. 명확한 기능으로 리스크를 해결했기 때문이다. 여러 규칙, 행동, 패턴 등 사람이 주체가 된 해결안들은 시간이 지나면서 효과가 약해질 수 있다. 그러나 업무를 돕는 명확한 기능의 효과는 불변한다. 반복되는 리스크를 새로운 '기능'을 통해 해결하는 명확한 방안을 검토하는 단계가 많은 기업에게 필요하다.


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