칸반을 보니 믿음이 생겼다, A급 실무자 김대리가 협업하는 법

"이슈가 있어서 업무 요청서에 코멘트 남겨뒀는데..못 보셨나요?"

"메신저로 알려주셨으면 좋았을텐데..우선 순위를 더 높일 수 없을까요?

"그건 저희 팀장님이랑 이야기 해주세요."

아차, 이마를 짚었다. 전달 받지 못 한 이슈로 마감 기한을 지키지 못 한 건 오늘만이 아니다. 메신저를 왜 하지 않았는지 묻는다면 솔직하게 말할까. 이슈 사항에 대한 교류가 빠르지 않은 건 전적으로 책임감 탓이라 생각된다. 타팀과 협업할 때 이 문제는 비일비재하게 일어난다. 이런 일을 대비해 일정을 여유롭게 산정해도 막바지에 애가 타는 건 업무를 요청한 사람 뿐이다.

대부분의 협업 문화에서 일어날 수 밖에 없는 문제다. 현업팀과 협업팀이 나뉘는 구조에서 이루어지는 협업에는 다양한 이해관계가 얽혀있다. 누군가에는 가장 중요한 일이지만, 누군가에게는 가장 중요하지 않은 일일 수 있다. 책임은 PM이나 업무 요청자가 크게 짊어진다. 이슈 사항을 제대로 전달하지 않은 협업팀 보다 제대로 체크하지 않은 총괄자의 책임이 크다. 결국 목마른 자가 우물을 파게 된다. 총괄하는 역할은 메신저를 통해 수시로 일정과 이슈를 확인하고 소통을 요청한다.

모든 업무를 '말'로 확인하는 방법은 비효율과 오류를 초래하기 마련이다. 어제와 말이 바뀌어 대화 내역을 일일이 캡쳐하는 경우, 같은 질문에 여러번 답변하느라 스트레스를 받는 경우도 많다.

"업무 상황을 굳이 물어보지 않아도 한 번에 알 수 없을까?"

이 고민을 해결하기 위해 '칸반(Kanban)'이 탄생했다. 화이트 보드에 포스트잇을 붙이듯 업무를 정리할 수 있다. 칸반 하나 하나의 카테고리를 목적에 맞게 정리해 진행 상태를 확인할 수 있다.

많은 기업들이 업무 요청서를 통해 타 팀에 업무를 요청하고, 결재를 통해 협업을 이어간다. 하지만 업무 요청서는 형식만 강조되어 업무 현황을 제대로 알 수 없다. 칸반은 팀단위로 카테고리를 분류해 어떤 업무를 어떻게 담당하고 있는지 바로 볼 수 있다. 원페이지 협업툴인 콜라비에서는 업무 리스트를 클릭하면 바로 내용을 확인할 수 있다. 누가 어떤 일을 진행중이고, 얼마나 완성되었는지 한 눈에 볼 수 있다.

타팀의 업무를 묻지 않으면 도무지 알 수 없던 기존의 협업 문제를 완전히 해결할 수 있다. 메신저와 이메일을 주고 받는 일도 현저히 줄어든다. 실제로 콜라비 이용자를 대상 설문조사 결과, 50% 이상이 프로젝트 관리를 위해 칸반을 이용하고 있으며 그 중 70%가 하루 메신저 양이 20건 이하라고 답했다. 업무 상황의 가시성이 확보된 상태에서는 커뮤니케이션의 오류를 최소한으로 막는다. 타팀과의 협업이 어려운 실무자들에게는 칸반 기능을 꼭 추천한다.