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[고객사례] 잘나가는 로펌에서 협업하는 방법




법무법인 인헌은 강소기업/스타트업을 위한 최고 수준의 법률서비스를 목표로 설립되었습니다. 서울법대, 대형로펌 출신의 남중구 대표변호사를 포함한 전문 변호사들이 기업에 필요한 소송/자문, 형사, 지적재산권, 해외법무, 노동, 금융 등 최고의 법률서비스를 제공합니다. 법무법인 인헌은 신속·디테일한 업무처리, 의뢰인의 필요 (needs) 를 최우선으로 하는 대응이 강점입니다. 단편적인 고객 대응이라는 매너리즘에 빠진 기존 법무법인의 모습을 지양하고, ‘최선’의 결과를 향한 ‘최적’의 솔루션을 ‘적시’(on-time)에 제공합니다. 이를 위하여 끊임없이 업무시스템을 혁신하고 있습니다. 그 과정에서 저희는 협업툴 콜라비를 알게 되었습니다.



법무법인에서는 어떻게 협업하나요?


법무법인의 업무는 크게 '송무'와 '자문'으로 나뉩니다. 송무는 소장을 접수하고 고소를 하는 단계부터 최초의 단계 이후 증인을 커뮤니케이션하고 판결 선고까지이며 보통 10개월이 소요됩니다. 자문의 경우 의뢰인이 원하는 분야에 대한 컨설팅으로 스타트업의 경우 창업이나 투자에 대한 법률 자문, 컨텐츠/지식재산권에 대한 자문, 분쟁 및 해외 법무에 대한 자문을 진행합니다.



일반적인 법률 사무소나 저희 법무법인 인헌도 협업툴 콜라비를 만나기전에는 이메일과 카톡, 종이로 업무를 진행해왔습니다. 종이로 업무를 진행한다는 점이 다른 업종과 다른 특이한 점입니다. 왜냐하면 의뢰인이 소장이나 관련 서류를 종이와 문서로 가져오시기 때문에 종이를 봉투나 박스에 보관하는 방식을 사용하였습니다. 이메일로 의뢰가 올 경우 이메일을 통해서 상담을 진행하고 관련 문서는 내부 변호사들과 공유하며 상황에 따라 카톡을 사용하기도 했었습니다.


"그러나 기존 방식으로는 유기적인 협업이 어려웠습니다."



이렇게 일을 하다보니 서류를 보관하고 이용하는데 있어서 자료를 보관하고 관리하고 더 나아가 내부 변호사 분들과 공유하는 것이 불편했습니다. 이메일은 각자 변호사가 개인적으로 관리하고 관련 파일은 개별적으로 폴더에 보관하게됩니다. 중요 문서와 정보를 공유할 때는 그 때 그때 카톡이나 이메일로 공유하다보니 제가 다른 곳에서 파일을 보고 싶거나, 컴퓨터를 사용하기 어려운 상황에서는 원활한 정보의 공유가 어려웠습니다. 즉, 업무 자체가 사일로(Silo)로 이뤄지고 내부적인 협업의 효율성이 떨어지는 게 눈에 보였습니다. 특히, 소송 기일나 재판 날짜 등 일정 관리도 변호사들이 개별적으로 관리를 하다보니 일일이 법정이 어딘지, 변호사나 판사가 누구인지, 관련 소송 자료는 어디에 있는 지 등을 전화로 물어보게 되는 번거로움이 발생했습니다. 이에 내부적으로 효과적으로 협업하는 방식이 절실해 졌고 다양한 협업툴을 알아보던 중 협업툴 콜라비를 만나게 되었습니다.




왜 협업툴 콜라비인가?

법무법인 특성 상 변호사 별도 다양한 사건을 각자 진행을 하다보니 관리과 공유에 대한 니즈가 컸습니다. 이에 저희는 메신저 기반의 협업도구를 먼저 도입했었는데, 업무와 개인의 커뮤니케이션은 분리되는 장점이 있지만 메신저의 본질적인 한계를 절감했습니다. 업무 관련 채팅을 하다보면 업무의 히스토리 관리가 너무 힘들었고 중간 중간 대화가 섞이면서 업무의 맥락을 파악하는 게 불가능했습니다. 다른 협업툴들도 검토를 해봤는데 비 전문가인 법부법인에서 적용해보기에는 어려운 서비스 구조를 가지고 있었습니다.


협업툴 콜라비는 저희 같은 IT전문가들이 아닌 기업에서 적용하기에 매우 쉬웠습니다. 직원들에게 별도로 사용법을 교육시키지 않아도 직관적으로 사용법을 이해하고 바로 업무에 적용을 할 수 있었습니다. 콜라비의 여러 장점이 있지만 도입을 결정했던 핵심 이유는 바로 이 쉬운 사용성에 있었습니다.


협업툴 선택 시 핵심 고려 사항



위에 말씀드린 쉬운 사용성은 기본적인 조건이었고 실제 업무에 활용하기 위해서는 2가지 기준을 고려했습니다. ​ 1. 사건에 대한 종합적인 정보가 담겨야 한다. 단순히 대화와 메세지를 주고 받는 것은 물론, 동일한 업무를 진행하면서 나오는 문서나 파일, 일정, 담당자 정보가 하나의 공간안에 들어가야했습니다. 협업툴 콜라비는 사건 케이스 별로 하나의 이슈 페이지를 생성하고 그 안에 관련 문서, 담당 검사와 판사의 정보, 소송 기일 및 재판 날짜 같은 일정과 의뢰인과 나눈 대화 등을 한번에 작성할 수 있다는 점에서 이 조건에 부합하는 서비스 였습니다. ​ 2. 모든 정보가 투명하게 공유되어야 한다. 전화나 메신저로 나눈 대화는 담당자만 기억하게 됩니다. 개인 캘린더에 작성한 일정도 별도로 공유자를 넣어서 공유하지 않는 이상 다른 변호사가 알 수 없습니다. 개인 이메일에 저장된 의뢰인 정보나 사건 정보도 이메일로 공유하지 않는 이상 혼자만의 정보로 남습니다. 이런 부분 때문에 협업툴 콜라비를 만나기전에 공유를 받기 위해 매번 전화로 관련 정보를 물어보는 일이 일반적이 었습니다. 하지만 협업툴 콜라비의 이슈 페이지에 관련자들을 초대하고 페이지 안에 정보를 업데이트를 하는 순간 참여하고 있는 모든 변호사들에게 정보가 투명하게 공유되고 사건이 진행되는 과정도 자연스럽게 공유가 됩니다.



협업툴 콜라비 도입 효과는?


콜라비 도입 후 송무와 자문을 진행하는데 있어서 공유의 비용이 정말 엄청나게 떨어졌습니다. 이제는 소송 진행 시 자연스럽게 모든 인원이 콜라비에 이슈 페이지를 만들고 정보를 입력하기 시작합니다. 직원들 스스로가 이렇게 협업하는 것이 효과적이고 불필요한 커뮤니케이션을 필요하지 않다는 것을 체감 하면서 자연스럽게 협업툴 콜라비를 메인 협업 플랫폼으로 활용하기 시작했습니다.




업무에 집중할 수 있는 시간을 획기적으로 확보할 수 있었습니다. 전화하고 메일 보내는 시간이 많이 줄어 들면서 더 업무에 집중하고 서면쓰고 집중할 수 있는 문화가 형성됩니다. 특히 기존에 메일로 일할 때 항상 경험했던 Re:Re:Re:Re: 와 같은 비효율적인 협업 방식이 사라졌습니다. 협업툴 콜라비에 모든 정보가 쌓여있기에 내가 집중할 시간에 집중하고 다시 콜라비를 확인해도 모든 정보가 아름답게 정리되어 있어 불필요하게 담당 변호사에게 어떻게 업무가 진행되는 지 물어볼 필요가 없어졌습니다.


전화하고 메일 보내는 시간이 많이 줄어 들면서 더 업무에 집중할 수 있는 문화가 형성됩니다



협업툴 콜라비를 추천한다면

저희처럼 IT담당 인력이 없고 IT에 친숙하지 않은 기업들도 콜라비를 도입하시면 중요 일정 놓치지 않고 어디서나 일할 수 있고 불필요한 대화 없이 입에 집중할 수 있습니다. 어떻게 보면 가장 기본적인 협업의 방식인데 지금까지 이렇게 일해오지 못했다는 것이 아쉽습니다. IT 서비스가 익숙하지 않은 기업에게 협업툴 콜라비를 활용해 보시길 권해드립니다.



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